В процессе работы с 1С:Документооборотом часто возникают вопросы, связанные с видимостью задач и корректной настройкой согласования. Почему один сотрудник видит задачи, предназначенные другому, а другой – нет? Как обеспечить прозрачность процесса, не нарушая при этом принципы безопасности и разграничения прав? Давайте вместе разберем эту сложную, но крайне важную тему.
Мы рассмотрим несколько ключевых аспектов, которые помогут вам эффективно управлять видимостью задач, настраивать делегирование и обеспечивать правильный доступ к информации в вашей системе 1С:Документооборот.
Прежде всего, давайте выясним, как система 1С:Документооборот определяет, кто и какие задачи может видеть. Стандартно, задачу видит ее автор, исполнитель, которому она предназначена, а также руководители, имеющие соответствующие права на просмотр задач своих подчиненных. Просто так взять и посмотреть задачу другого пользователя нельзя – это базовый принцип безопасности.
Если вам необходимо, чтобы один пользователь видел задачи другого с целью их выполнения, мы можем рассмотреть механизм делегирования. По умолчанию, 1С:Документооборот позволяет полностью делегировать все задачи и процессы от одного пользователя другому. Однако, это означает передачу всех задач, а не выборочных. Отдельные задачи по конкретному документу или предмету типовыми средствами без доработок делегировать таким образом нельзя.
Помимо полного делегирования, существует механизм подзадач. Он позволяет делегировать исполнение части задачи подчиненному, сохраняя при этом контроль над основной задачей. После выполнения подчиненного процесса, автору основной задачи приходит уведомление об ознакомлении с результатами. Важно отметить, что 1С:Документооборот не контролирует сроки и выполнение подчиненных задач при выполнении главной, а завершение подчиненного процесса не приводит к автоматическому выполнению основной задачи.
Видимость задач часто связана с видимостью самого предмета задачи, например, внутреннего документа. Если документ является внутренним, доступ к нему, а также к процессам и задачам по нему, в версии 2.1 1С:Документооборота определяется рабочей группой. Если пользователь включен в рабочую группу документа, он может видеть задачи, связанные с этим документом, даже если они адресованы другому сотруднику.
Мы можем управлять составом рабочей группы программно, например, в комплексном процессе. Это позволяет динамически включать или исключать пользователей из рабочей группы на определенных этапах согласования. Например, после первого этапа согласования мы можем включить следующего исполнителя в рабочую группу, чтобы он видел не только свою задачу, но и контекст всего процесса.
По умолчанию, участник рабочей группы имеет доступ только на чтение документа. Для возможности изменения необходимо установить соответствующий флажок в настройках рабочей группы.
В 1С:Документооборот 2.1 существует удобный виджет "Задачи отдела", который показывает задачи всех пользователей отдела. Изначально он доступен только руководителю отдела, но мы можем настроить его для любого пользователя с помощью расширений. Однако, важно помнить, что права пользователя на просмотр самих задач остаются неизменными, виджет лишь агрегирует информацию.
Для корректной настройки видимости и предотвращения несанкционированного доступа к задачам и документам, нам необходимо подробно рассмотреть комплексную систему прав в 1С:Документообороте. Она представляет собой совокупность нескольких настроек:
Это самый крупный уровень деления прав, представляющий собой готовый набор ролей. Полномочия определяют типы данных, доступных пользователям. Например, полномочие "Контроль задач и бизнес-процессов" предоставляет неограниченный доступ ко всем задачам и процессам в системе. Будьте осторожны при выдаче таких полномочий.
Политики доступа позволяют нам ограничивать права по глобальным разрезам информационной базы, таким как организации, грифы доступа, виды документов, вопросы деятельности. Это мощный инструмент для массового разграничения доступа.
Мы можем дополнительно ограничить доступ к документам, находящимся в определенных папках. Это позволяет создать иерархическую структуру хранения документов с различными уровнями доступа.
Как мы уже упоминали, рабочие группы используются для точечной настройки прав на конкретные объекты (документы, шаблоны). Они имеют приоритет над политиками доступа и правами на папки, если рабочая группа заполнена для объекта. Рабочие группы могут заполняться вручную, автоматически при продвижении процессов по документу или при создании документа по шаблону.
Важный момент: Мы не рекомендуем давать права на задачу кому попало только для того, чтобы увидеть, кто согласовал. Это может привести к нарушению безопасности и неконтролируемому доступу к конфиденциальной информации. Для этих целей существуют другие, более подходящие механизмы.
Если наша цель – просто увидеть, кто согласовал документ, на каком этапе находится процесс или кто был предыдущим исполнителем, то для этого идеально подходит история выполнения задач. Это безопасный и типовой механизм, который позволяет отслеживать ход процесса без предоставления избыточных прав.
Мы можем сделать историю выполнения задач доступной для второго исполнителя. Пусть он просматривает ее, чтобы получить необходимую информацию о ходе согласования. В 1С:Документообороте 3.0 функция просмотра истории выполнения задач позволяет каждому сотруднику видеть этапы обработки документа (завершенные, текущие, предстоящие) непосредственно в интерфейсе задачи.
Выполненные задачи можно просматривать в списке "Задачи мне" (через команду "Показать выполненные") или в списке "Все задачи". Также мы можем просмотреть выполненную задачу непосредственно из карточки предмета (например, договора, если он был предметом задачи).
Для эффективной организации согласования нам необходимо глубоко погрузиться в настройку комплексных процессов. 1С:Документооборот предоставляет богатейшие возможности для гибкой маршрутизации.
В системе предусмотрено 9 готовых процессов, включая согласование, утверждение, рассмотрение и комплексный процесс. Комплексный процесс является наиболее гибким и позволяет нам комбинировать другие процессы и действия.
Процесс согласования может быть настроен с параллельной, последовательной или смешанной маршрутизацией. Мы также можем использовать маршрутизацию по условиям, что позволяет строить очень сложные и динамичные бизнес-процессы.
Условия маршрутизации – это мощный инструмент для автоматизации принятия решений в процессе. Они могут быть основаны на реквизитах объектов системы (например, сумма договора, вид документа) или на встроенном языке программирования. Например, мы можем настроить условие, чтобы после определенного шага согласования, если что-то было выполнено не так, исполнение возвращалось на предыдущего исполнителя. В комплексном процессе условия маршрутизации используются для управления порядком выполнения шагов.
Пример использования условий в комплексном процессе:
// Пример условия в 1С:Документооборот
// Проверяем, если сумма документа превышает 100000,
// то требуется дополнительное согласование с финансовым директором.
Если Документ.Сумма > 100000 Тогда
Возврат Истина;
Иначе
Возврат Ложь;
КонецЕсли;
Мы можем настроить автоматический запуск процессов при определенных бизнес-событиях, например, при записи документа определенного вида.
В некоторых случаях, особенно при интеграции 1С:Документооборота с другими системами (например, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей) или при необходимости создания специфических печатных форм, нам может потребоваться использовать веб-сервисы.
DMService:
Веб-сервис DMService необходим для бесшовной интеграции. Он позволяет работать с данными 1С:Документооборота из интерфейса других систем, включая запуск бизнес-процессов (согласование, утверждение, регистрация) и использование 1С:Документооборота как файлового хранилища.
Для интеграции необходимо опубликовать веб-сервис 1С:Документооборота на веб-сервере (например, Apache или Microsoft IIS). Мы можем найти описание всех классов и операций веб-сервиса в файле Описание веб-сервисов.html, который находится в каталоге шаблонов конфигураций 1С, в папке вашего Документооборота. Как правило, DMService поддерживает единственную операцию: execute.
БИД используется для встраивания функционала 1С:Документооборота в другие прикладные решения на платформе 1С:Предприятие. Примеры использования можно найти непосредственно в этой конфигурации.
Если нам требуется получить данные или выполнить действие через веб-сервис из внешней конфигурации, мы можем использовать следующий подход:
// Получаем прокси для работы с веб-сервисом 1С:Документооборот
Прокси = ИнтеграцияС1СДокументооборотБазоваяФункциональностьПовтИсп.ПолучитьПрокси();
// Создаем объект XDTO, представляющий данные для запроса
ОбъектXDTO = ИнтеграцияС1СДокументооборотБазоваяФункциональность.СоздатьОбъект(Прокси, "DMблаблабла"); // Замените "DMблаблабла" на нужный тип объекта
// Заполняем свойства объекта XDTO
ОбъектXDTO.туткакоетосвойствообъектаDMблаблабла = туткакоетозначение; // Замените на реальные свойства и значения
// Создаем объект запроса
Запрос = ИнтеграцияС1СДокументооборотБазоваяФункциональность.СоздатьОбъект(Прокси, "DMCreateRequest");
Запрос.object = ОбъектXDTO;
// Выполняем операцию через веб-сервис
Результат = Прокси.execute(Запрос);
// Проверяем результат выполнения
ИнтеграцияС1СДокументооборотБазоваяФункциональность.ПроверитьВозвратВебСервиса(Прокси, Результат);
// Получаем объект XDTO из результата
ОбъектXDTO = Результат.object;
В интегрируемой конфигурации мы можем поискать процедуру ПостроитьДеревоЗадачИзОтветаВебСервиса. В каком-то обрезанном виде ее можно использовать для формирования печатной формы, например, листа согласования, где будут отображены данные о текущих и завершенных этапах процесса.
Мы рассмотрели основные подходы к настройке видимости задач и процесса согласования в 1С:Документообороте. Помните, что ломать доступы – это последнее, что вам нужно. Всегда старайтесь использовать типовые механизмы и богатейшие возможности конфигурации для решения ваших задач. Правильная настройка прав и процессов гарантирует стабильность и безопасность вашей системы документооборота.
← К списку