Мы сталкиваемся с распространенной ситуацией, когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности или работает в другом подразделении, и возникает вопрос: как корректно отразить связанные с этим затраты в 1С:ЗУП 3.1? Особенно это актуально, когда речь идет о совмещении или выполнении работ, затраты по которым должны быть отнесены на иное подразделение. Давайте вместе разберем эту непростую задачу и рассмотрим несколько эффективных подходов, которые помогут нам найти оптимальное решение.
Прежде всего, важно понимать различие между «совмещением» и «совместительством», поскольку это определяет выбор учетного механизма в программе.
Давайте проанализируем ситуацию и выясним причину путаницы в терминах:
Совмещение должностей.В контексте нашей задачи, когда затраты необходимо отнести на другое подразделение, механизм внутреннего совместительства часто оказывается более гибким и прозрачным для раздельного учета.
Один из наиболее типовых и эффективных способов оформления дополнительной работы в другом подразделении — это создание нового приема на работу в качестве внутреннего совместителя. Давайте рассмотрим подробнее, как это работает:
Прием на работу для оформления внутреннего совместителя. В этом документе мы указываем новое подразделение, должность и условия работы.Этот метод позволяет нам четко разделить затраты по разным подразделениям, так как каждое место работы имеет свою привязку к подразделению.
Если нам необходимо гибко управлять отражением затрат в бухгалтерском учете без оформления отдельного совместительства, мы можем использовать механизмы настройки бухучета в 1С:ЗУП 3.1. Разберем по шагам, как это сделать.
В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрена иерархия настроек бухгалтерского учета зарплаты, которая определяет, какой способ отражения будет применен:
Это означает, что мы можем точечно влиять на формирование проводок.
Один из способов изменить способ отражения зарплаты в бухучете — это использование документа Кадровый перевод. Посмотрим, как это делается:
Кадровый перевод.Способ отражения зарплаты в бухучете, который будет действовать для данного сотрудника с даты перевода.Это позволяет нам назначить другой счет затрат и аналитику, привязанную к новому подразделению, без создания нового трудового договора.
Начиная с версии ЗУП 3.1.25.36, настройки бухучета начислений для сотрудника регистрируются преимущественно через специальные документы. Помимо Прием на работу и Кадровый перевод, для этого может использоваться отдельный документ Бухучет зарплаты сотрудников.
Этот документ позволяет нам гибко назначить различные способы отражения для нескольких сотрудников с указанием периода действия. Мы можем использовать его, если нам нужно массово или специфически изменить способ отражения для определенной группы сотрудников или начислений.
Ключевым элементом для настройки проводок является справочник Способы отражения зарплаты в бухучете. Давайте проанализируем его роль:
Таким образом, мы создаем в ЗУП "Способ отражения", а уже в Бухгалтерии привязываем его к конкретному счету и подразделению затрат.
Бывают ситуации, когда сотрудник фактически работает в одном подразделении, но расходы на его зарплату по каким-то причинам необходимо отнести на другое подразделение или распределить между несколькими. В этом случае мы можем использовать специальные механизмы.
Если нам нужно обойти типовой функционал, который по умолчанию привязывает проводки к подразделению, указанному в кадровых документах, мы можем воспользоваться документом Распределение основного заработка.
Этот механизм позволяет нам перераспределить плановые начисления (например, оплату по окладу) по подразделениям, задавая для каждой доли свой способ отражения. Это особенно полезно, когда работа сотрудника имеет смешанный характер, и его зарплата должна быть пропорционально отнесена на разные центры затрат.
Для распределения плановых начислений по подразделениям без использования кадрового перевода мы также можем применить функционал Территории в ЗУП. Мы можем задать для каждой территории свой способ отражения затрат.
Этот подход позволяет нам более детально учитывать, где именно выполняются работы, и соответствующим образом распределять затраты.
В некоторых случаях, особенно на крупных предприятиях со сложной организационной структурой, могут быть реализованы решения (в том числе и доработки программы), позволяющие заменить детальные кадровые подразделения на более укрупненные затратные подразделения при отражении в бухгалтерском учете. Это актуально, когда управленческая структура отличается от той, что используется для учета затрат.
Давайте посмотрим на еще несколько вариантов, которые могут быть применимы в зависимости от специфики задачи.
Механизм Подработки является типовым функционалом в 1С:ЗУП 3.1 и может быть полезен в ситуациях, когда сотрудник выполняет дополнительные работы, которые нужно отдельно учесть и, возможно, отнести на другое подразделение. Этот механизм позволяет гибко настраивать начисления и их отражение.
Применение Прочих начислений (как упоминалось в одном из сообщений) также является вариантом, позволяющим нам гибко учитывать дополнительные выплаты. Мы можем создать новое начисление с видом Прочие начисления, настроить его расчет и, что самое главное, указать для него специфический способ отражения в бухгалтерском учете, который будет привязан к требуемому подразделению затрат. Это дает нам максимальную свободу в настройке.
Как мы видим, для оформления затрат на другое подразделение при совмещении или выполнении дополнительных работ в 1С:ЗУП 3.1 существует несколько типовых подходов. Мы можем выбрать оформление как внутреннее совместительство, использовать настройки способов отражения зарплаты в бухучете на разных уровнях (подразделение, сотрудник, начисление), а также применять документы Распределение основного заработка или механизмы Подработки и Прочих начислений. Выбор конкретного метода будет зависеть от специфики вашей ситуации, требований к учету и желаемой степени детализации.