Мы с вами разберем одну из самых частых и сложных задач, с которой сталкиваются бухгалтеры и финансовые специалисты – правильное оформление и пересчет валютных авансовых отчетов, особенно когда речь идет о заграничных командировках. Давайте вместе выясним, как избежать ошибок и привести учет в полное соответствие с законодательством и лучшими практиками.
Начнем с фундаментальных принципов, которые регулируют учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте. Мы с вами выясним, какие нормативные акты являются ключевыми в этом вопросе.
Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 3/2006): Основным документом, регулирующим учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, является ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". Мы рассмотрим его ключевые положения.
Для целей бухгалтерского учета расходы, произведенные в иностранной валюте, традиционно пересчитываются в рубли по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Для командировочных расходов такой датой считается день утверждения авансового отчета.
Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) "Влияние изменений курсов иностранных валют" (с 2019 г.): Обратим внимание на важные изменения, произошедшие с 2019 года. Согласно этому стандарту, аванс, выданный в иностранной валюте подотчетному лицу, теперь классифицируется как немонетарный актив. Это означает, что его стоимость не подлежит последующей переоценке.
Следовательно, расходы, которые были покрыты авансом, выданным в иностранной валюте, принимаются к учету по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса. Это критически важное изменение, которое мы должны учесть.
Остаток неизрасходованного аванса: Неизрасходованный остаток аванса в иностранной валюте, который подлежит возврату сотрудником, классифицируется как монетарный актив. Его необходимо переоценивать на дату возврата остатка валюты в организацию.
Давайте проанализируем различные ситуации, с которыми мы можем столкнуться при оформлении авансового отчета, и выясним, какой курс применять в каждом случае.
Аванс выдан в иностранной валюте:
Расходы в пределах аванса: Если командировочные расходы сотрудника были произведены в пределах суммы выданного ему аванса в иностранной валюте, то их рублевая сумма пересчитывается по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи аванса. Это правило применяется в бухгалтерском и налоговом учете, исходя из принципа немонетарности аванса.
Перерасход (сверх аванса): Если работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, и образовался перерасход, то эту разницу (сумму перерасхода) необходимо пересчитывать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Эта часть расходов не покрыта ранее выданным авансом, поэтому к ней применяется общее правило ПБУ 3/2006.
Конвертация по справкам банка: В некоторых случаях, особенно при возмещении перерасхода, может быть использован курс конвертации, указанный в справке банка об обмене валюты, если сотрудник самостоятельно обменивал рубли на валюту. Однако для целей бухгалтерского и налогового учета мы все равно должны ориентироваться на официальный курс ЦБ РФ на указанные выше даты.
Аванс выдан в рублях, а расходы произведены в иностранной валюте:
В этой ситуации работник совершал валютные расходы, имея рублевый аванс (например, с использованием рублевой корпоративной карты). В этом случае командировочные расходы признаются по курсу конвертации на дату совершения операции (дату покупки валюты работником или списания средств с карты, если это можно подтвердить банковской выпиской).
Суточные в иностранной валюте:
Суточные, выплаченные в иностранной валюте, для целей налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм. При этом признаваться расходы будут на дату утверждения авансового отчета.
Мы с вами должны четко понимать, как эти операции отражаются для целей налогообложения прибыли.
Для целей налога на прибыль, датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. При этом порядок определения рублевой суммы расходов будет зависеть от валюты выданного аванса, как мы уже рассмотрели выше:
Расходы в пределах валютного аванса – по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса.
Перерасход – по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Давайте посмотрим, как система 1С:Управление предприятием (ERP) помогает нам в решении этой задачи.
Система 1С:ERP поддерживает мультивалютные авансовые отчеты и позволяет учитывать конвертацию по справкам банка. При работе с документом АвансовыйОтчет в 1С, мы можем:
Указать валюту выданного аванса и валюту произведенных расходов.
Система автоматически предложит курсы валют на соответствующие даты (дату выдачи аванса, дату утверждения отчета), но мы должны быть внимательны и при необходимости скорректировать их в соответствии с правилами, которые мы только что обсудили.
Сумма перерасхода может быть добавлена в конвертации по соответствующему курсу. Например, если у нас есть остаток, он зависнет в рублях на счете 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).
Важно помнить, что если сотрудник получил аванс в евро по курсу конвертации на дату обмена по справке банка, а остаток или перерасход в рублях – по курсу ЦБ на дату утверждения АО, то это должно быть корректно отражено в соответствующих полях документа АвансовыйОтчет.
Пример гипотетического подхода в 1С (без прямого кода, так как он зависит от конкретной конфигурации и версии):
// Предположим, у нас есть документ "АвансовыйОтчет"
ДокументАвансовыйОтчет.Дата = ТекущаяДата(); // Дата утверждения
ДокументАвансовыйОтчет.Сотрудник = Сотрудник;
// Если аванс был выдан в валюте
Если ДокументАвансовыйОтчет.ВалютаАванса <> "RUB" Тогда
// Расходы в пределах аванса
// СуммаРасходовВВалюте = ...
// КурсНаДатуВыдачиАванса = ПолучитьКурсВалюты(ДокументАвансовыйОтчет.ВалютаАванса, ДокументАвансовыйОтчет.ДатаВыдачиАванса);
// ДокументАвансовыйОтчет.СуммаРасходовВРубляхПоАвансу = СуммаРасходовВВалюте * КурсНаДатуВыдачиАванса;
// Перерасход
// СуммаПерерасходаВВалюте = ...
// КурсНаДатуУтверждения = ПолучитьКурсВалюты(ДокументАвансовыйОтчет.ВалютаАванса, ДокументАвансовыйОтчет.Дата);
// ДокументАвансовыйОтчет.СуммаПерерасходаВРублях = СуммаПерерасходаВВалюте * КурсНаДатуУтверждения;
Иначе
// Аванс выдан в рублях, расходы в валюте
// СуммаРасходовВВалюте = ...
// КурсНаДатуОперации = ПолучитьКурсВалюты(ВалютаРасхода, ДатаСовершенияОперацииПоЧеку);
// ДокументАвансовыйОтчет.СуммаРасходовВРублях = СуммаРасходовВВалюте * КурсНаДатуОперации;
КонецЕсли;
// Проведение документа "АвансовыйОтчет" сформирует проводки по счетам 71.01, 50, 52, 26, 44 и т.д.
// с учетом курсов и видов операций.
Правильное документальное оформление – залог успешного прохождения проверок и отсутствия вопросов. Мы должны внимательно отнестись к каждому шагу.
Прилагаемые документы: К авансовому отчету необходимо приложить все подтверждающие документы: командировочное удостоверение, билеты, чеки, квитанции, документы по найму жилья и другие.
Перевод иностранных документов: Документы, составленные на иностранном языке, должны быть построчно переведены на русский язык. Перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, на которого возложена такая обязанность приказом руководителя.
Выдача подотчетных средств и возмещение:
Расчеты по оплате и возмещению расходов могут осуществляться в иностранной валюте (наличными из кассы, путем вручения корпоративной банковской карты в валюте или перечисления на личную банковскую карту работника).
Возмещение перерасхода по авансовому отчету не облагается НДФЛ, так как эти суммы являются компенсацией понесенных расходов, а не экономической выгодой или доходом сотрудника. Перерасход считается обоснованным, если деньги израсходованы на выполнение задания организации и подтверждены документами.
При возврате неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте в кассу делается запись по дебету счета 50 "Касса организации в иностранной валюте" и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на сумму, исчисленную по курсу иностранной валюты, действующему на текущую дату возврата.
Мы с вами подробно рассмотрели все аспекты оформления и пересчета валютных авансовых отчетов. Помните, что ключевыми моментами являются правильное определение даты для применения курса валюты (дата выдачи аванса, дата утверждения отчета, дата возврата остатка) и строгое соблюдение требований ПБУ 3/2006 и новых ФСБУ. Внимательное отношение к деталям и использование функционала 1С помогут вам вести учет корректно и без ошибок.
← К списку