Привет! Часто пользователи 1С:УТ 11 сталкиваются с ситуацией, когда после ручных корректировок в документе Приобретение товаров и услуг возникает необходимость его повторного проведения. Особенно это актуально, если документ был создан на основании Заказа поставщику, и при попытке проведения система выдает ошибку: "Оформлено больше чем указано в распоряжении Заказ поставщику [номер заказа] от [дата] на [количество] шт". Давайте вместе разберемся, почему возникает эта ошибка и как ее корректно решить, а также проанализируем найденные на форумах варианты.
Эта ошибка является встроенным механизмом контроля в 1С:Управление торговлей 11, который обеспечивает соответствие фактических поступлений запланированным заказам. Система следит за тем, чтобы количество товара, оформленное в документе Приобретение товаров и услуг, не превышало количество, указанное в связанном документе Заказ поставщику. Давайте рассмотрим подробнее основные причины ее возникновения:
Ручные изменения в документе: Если вы вручную отредактировали количество товара в документе Приобретение товаров и услуг в сторону увеличения после его создания на основании Заказа поставщику, это неизбежно вызовет ошибку при попытке проведения.
Повторное проведение или частичное поступление: Ошибка может возникнуть, если вы пытаетесь провести документ поступления по заказу, который уже был полностью или частично выполнен другим документом поступления. Система воспринимает это как попытку оприходовать товар сверх уже учтенного количества по заказу.
Ошибки при вводе данных: Человеческий фактор никто не отменял. Некорректный ввод количества при первоначальной приемке товаров также может быть причиной расхождения.
Отсутствие должного контроля: В некоторых случаях, ошибка может свидетельствовать о недостаточной координации между отделами закупок и склада, или о некорректно настроенных правах доступа, позволяющих пользователям вносить изменения без соответствующего контроля.
Для поддержания корректности учета и обеспечения прозрачности процессов закупок, 1С:УТ 11 предлагает несколько стандартных механизмов для обработки ситуации, когда фактическое поступление товара отличается от данных Заказа поставщику. Мы настоятельно рекомендуем использовать именно эти методы, а не обходить контроль системы.
Оформление Акта о расхождениях после поступления:
Этот документ предназначен для официальной фиксации любых расхождений – как недостач, так и излишков – между фактическим количеством принятого товара и тем, что указано в документах поставщика или Заказе поставщику. Разберем по шагам, как это работает:
Сначала проводим документ Приобретение товаров и услуг на то количество, которое было указано в Заказе поставщику (или на фактически меньшее количество).
Затем, на основании проведенного документа Приобретение товаров и услуг, мы можем создать документ Акт о расхождениях после поступления. В этом акте мы фиксируем фактически принятое количество, указывая излишки или недостачи.
Этот акт позволяет оформить и согласовать расхождения, не нарушая логику заказа.
Использование документа "Корректировка приобретения":
На основании Акта о расхождениях или напрямую из документа Приобретение товаров и услуг можно создать документ Корректировка приобретения. Этот документ позволяет скорректировать данные о закупке, в основном в финансовом учете. Он не влияет на оперативный статус Заказа поставщику в части его выполнения, сохраняя заказ как уже выполненный по первоначальному документу поступления.
Указание признака "Сверх заказа" для товара:
Если поставщик привез больше товара, и это было предварительно согласовано, мы можем создать новое Приобретение товаров и услуг (или скорректировать существующее) и для строки товара, которая поступает сверх заказа, установить специальный признак. Рассмотрим, как это сделать:
В документе Приобретение товаров и услуг, на закладке "Товары", для нужной строки номенклатуры мы можем найти поле, отвечающее за связь с распоряжением.
Если товар поступает сверх заказа, в некоторых конфигурациях (в зависимости от версии и настроек) имеется возможность указать, что данная позиция поступает сверх распоряжения. Это позволяет явно отразить излишки, не вызывая ошибки контроля.
Если такого явного признака нет, можно создать отдельную строку для излишков, не привязывая ее к Заказу поставщику, или скорректировать сам заказ.
Изменение Заказа поставщику:
В некоторых случаях, если расхождение является результатом новой договоренности с поставщиком, наиболее правильным будет изменение самого Заказа поставщику до проведения документа Приобретение товаров и услуг. Мы должны скорректировать количество в заказе так, чтобы оно соответствовало фактическому поступлению. После этого документ Приобретение товаров и услуг проведется без ошибок.
В обсуждениях на форумах иногда встречается решение, которое позволяет обойти ошибку, но при этом отключает встроенный механизм контроля. Разберем этот подход подробнее. Пользователь столкнулся с ошибкой "Оформлено больше чем указано в распоряжении Заказ поставщику..." после изменения количества в документе Приобретение товаров и услуг. Изначально была попытка удалить привязку к заказу в строке таблицы "Товары", но это приводило к ошибке "отсутствует заказ".
В итоге, решение, которое позволило провести документ, заключалось в установке реквизита документа ПоступлениеПоЗаказам в значение Ложь. Мы можем найти этот реквизит в форме документа "Приобретение товаров и услуг", часто он находится на вкладке "Дополнительно" или может быть доступен через меню "Изменить форму" (если он скрыт).
Программно это выглядело бы так:
&НаСервере
Процедура ПередЗаписьюНаСервере(Отказ, Замещать)
// Допустим, это обработка перед записью документа Приобретение товаров и услуг
Если Объект.ПоступлениеПоЗаказам Тогда
// Если флаг установлен, но есть расхождения, мы можем его временно отключить
// ВАЖНО: Это обходное решение, используйте с осторожностью!
Объект.ПоступлениеПоЗаказам = Ложь;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
После установки этого реквизита в Ложь документ успешно провелся. Это действие фактически отключает контроль соответствия между документом Приобретение товаров и услуг и Заказом поставщику.
Хотя отключение контроля позволяет быстро провести документ, мы должны четко понимать, к каким проблемам это может привести в дальнейшем:
Искажение данных о состоянии заказов: Заказ поставщику может остаться в статусе "Ожидается поступление" или "Частично поступил", даже если товары фактически получены. Это искажает реальное состояние заказов и может привести к некорректному планированию закупок.
Некорректность отчетов: Многие отчеты в 1С:УТ 11, такие как "Выполнение заказов поставщикам", "Ведомость по товарам на складах" и другие, зависят от корректной связи между заказами и фактическими поступлениями. Отключение контроля приведет к неточным данным в этих отчетах.
Утрата контроля за соблюдением условий закупок: Мы теряем возможность контролировать соответствие фактических поставок утвержденным условиям закупок и предотвращать несанкционированные перепоставки.
Нарушение внутренней логики системы: Система 1С:УТ 11 построена таким образом, чтобы обеспечивать целостность данных. Обход этих механизмов может привести к трудно диагностируемым ошибкам в будущем.
Для поддержания корректности учета и оперативной деятельности мы настоятельно рекомендуем использовать предусмотренные в 1С:УТ 11 механизмы обработки расхождений, такие как Акт о расхождениях после поступления и Корректировка приобретения, или своевременно корректировать базовые документы, например, Заказ поставщику. Это обеспечивает прозрачность, управляемость процесса закупок и целостность данных в вашей информационной базе. Отключение встроенных механизмов контроля следует рассматривать только как крайнюю меру в критических ситуациях и с полным пониманием возможных негативных последствий.