Мы часто сталкиваемся с задачами, где требуется не просто согласовать документ целиком, но и выполнить это поэтапно, возможно, даже по частям или разделам. В 1С:Документооборот предусмотрены мощные инструменты для реализации таких сценариев. Давайте вместе разберем, как эффективно организовать поочередное согласование файлов и как подойти к задаче "постраничного" или "порционного" согласования.
Когда возникает необходимость, чтобы каждый участник процесса согласования получал документ только после того, как предыдущий завершил свою работу, 1С:Документооборот предлагает гибкие механизмы настройки. Рассмотрим подробнее эти возможности.
Гибкая маршрутизация процессов согласования
Система позволяет нам выбрать один из нескольких вариантов маршрутизации, что критически важно для построения последовательных процессов:
Выбирая "По очереди" или настраивая "Смешанный" вариант, мы можем гарантировать строгую последовательность выполнения задач, что является основой для поочередного согласования.
Настройка порядка для каждого согласующего лица
При использовании последовательного или смешанного согласования, система предоставляет возможность детально определить порядок для каждого участника. Мы можем указать, должен ли он согласовывать:
Таким образом, мы можем точно выстроить цепочку согласования, контролируя, кто и в какой момент получает задачу, что обеспечивает четкость и управляемость процесса.
Согласование отдельных файлов-приложений
Важный момент, который помогает решить задачу гранулярного согласования, заключается в том, что 1С:Документооборот позволяет запускать процесс Согласование не только для всего документа в целом, но и для отдельных прикрепленных к нему файлов. Именно этот подход был предложен на форуме: "создаете три приложения к документу, в каждом свой файл и согласовываете их по отдельности". Мы можем рассматривать каждый файл как самостоятельную единицу для согласования, что значительно расширяет наши возможности.
Хотя прямого функционала "постраничного согласования" в 1С:Документооборот нет, мы можем реализовать идею "порционного" согласования, разбивая большой объем информации на управляемые части. Рассмотрим два основных подхода, которые помогут нам достичь этой цели.
Первый подход: Разделение на файлы-приложения
Этот метод напрямую следует совету из форума и является наиболее универсальным. Если у нас есть большой логический документ, который требует последовательного согласования по частям (например, по разделам, главам или даже условным "страницам"), мы можем поступить следующим образом:
Разделяем исходный документ: Возьмем наш большой документ (например, объемный договор, техническое задание или регламент) и разделим его на несколько отдельных файлов. Например, если это техническое задание, мы можем создать отдельные файлы для "Введения", "Требований к системе", "Архитектурных решений" и т.д. Главное — чтобы каждая часть была самодостаточным файлом.
Прикрепляем как приложения к головному документу: Создаем в 1С:Документооборот основной Внутренний документ или Входящий документ (например, "Договор поставки") и к нему прикрепляем каждый из созданных нами отдельных файлов как Приложения. В карточке документа мы найдем раздел для работы с файлами. Для каждого приложения мы можем задать свое наименование, чтобы было понятно, какую часть документа оно представляет (например, "Приложение 1. Предмет договора", "Приложение 2. Условия оплаты").
Настраиваем процесс согласования для каждого файла: Теперь для каждого прикрепленного файла-приложения мы можем запустить отдельный процесс Согласование. Мы выбираем тип маршрутизации "По очереди" и указываем список согласующих для каждой части. Таким образом, "Предмет договора" может быть согласован сначала юридическим отделом, затем "Условия оплаты" — финансовым, и так далее. Это позволяет нам гибко управлять процессом и контролировать каждую часть документа индивидуально.
Используем ЭЦП для фиксации состояния: Как только файл-приложение согласован и утвержден, мы можем заверить его ЭЦП (электронной подписью), чтобы "больше никто в него не лез с правками", как было предложено на форуме. Это обеспечит неизменность согласованной части и ее юридическую значимость.
Этот подход позволяет нам работать с файлами по отдельности, как с независимыми единицами согласования, при этом они остаются логически связанными с основным документом.
Второй подход: Согласование с замечаниями (для 1С:Документооборот 3.0 и выше)
В более новых версиях 1С:Документооборот (начиная с 3.0) появился функционал, который позволяет еще более гранулярно работать с текстом документа, не разбивая его на отдельные файлы. Давайте проанализируем этот метод.
Работа с текстом непосредственно в системе: В 1С:Документооборот 3.0 реализован функционал Согласование в режиме замечаний. Это позволяет участникам процесса согласования работать с содержимым документа непосредственно в интерфейсе системы, не открывая его в сторонних программах (например, Microsoft Word или LibreOffice Writer).
Привязка замечаний к конкретным фрагментам: Ключевая особенность этого режима — возможность привязывать замечания к конкретным фрагментам текста документа. Это обеспечивает очень высокую детализацию обратной связи. Согласующий может выделить часть текста и оставить комментарий или предложение по изменению именно для этого фрагмента.
Обработка замечаний инициатором: Инициатор процесса согласования затем получает все замечания, сгруппированные по фрагментам текста. Он может проанализировать их, принять или отклонить, внести необходимые правки в исходный файл документа. После внесения правок документ может быть отправлен на повторный цикл согласования, если это необходимо.
Этот подход не является "постраничным" в прямом смысле, но он обеспечивает гранулярность на уровне текстовых фрагментов, что во многих случаях даже более удобно и эффективно для детального согласования содержания.
Для придания юридической значимости и обеспечения неизменности согласованных частей документов, 1С:Документооборот активно использует электронную подпись. Рассмотрим, как это работает.
Подтверждение целостности и авторства
1С:Документооборот поддерживает использование ЭЦП (электронной цифровой подписи) или КЭП (квалифицированной электронной подписи) для подписания различных объектов: файлов, карточек документов, виз согласования и резолюций. Электронная подпись не только подтверждает авторство лица, поставившего подпись, но и гарантирует неизменность документа с момента его подписания. Любое изменение документа после наложения ЭЦП делает подпись недействительной, что является мощным инструментом для контроля целостности.
Визуализация подписи
Для удобства восприятия и проверки, в системе можно настроить автоматическое проставление визуального штампа электронной подписи на файлы (например, документы Word или PDF). Это позволяет сразу видеть, кто и когда подписал документ, не прибегая к специальным средствам проверки ЭЦП.
Сохранение истории
Все циклы согласования, а также история виз с электронными подписями, сохраняются в системе. Это обеспечивает полную прослеживаемость процесса. Если документ отправляется на повторное согласование после внесения правок, все предыдущие версии и подписи также остаются в истории, что позволяет отслеживать весь жизненный цикл документа и его изменений.
В заключение, 1С:Документооборот предоставляет нам мощные и гибкие инструменты для реализации поочередного согласования как для целых документов, так и для их отдельных файлов-приложений. Мы можем эффективно использовать разделение на приложения или функционал замечаний для гранулярной работы, а также обеспечить юридическую значимость этих процессов с помощью электронной подписи.
← К списку