← К списку

Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда, казалось бы, все обязательства по Заказу клиента выполнены: товар отгружен, реализация проведена, а сам заказ по-прежнему остается в списке «открытых» и не переходит в статус «Закрыт». Эта проблема может вызывать путаницу, мешать корректному учету и оставлять «зависшие» резервы. Давайте разберемся, почему так происходит и как правильно закрывать Заказы клиентов в 1С.

Основные условия для автоматического закрытия Заказа клиента

Прежде всего, давайте выясним, при каких условиях Заказ клиента считается закрытым в системе 1С. Мы проанализируем ключевые факторы, которые влияют на этот процесс.

1. Полная отгрузка товаров: Заказ будет считаться выполненным по отгрузке только тогда, когда все запланированные к отгрузке позиции реально отгружены клиенту. Если часть товаров не была отгружена и не планируется к поставке, эти позиции необходимо отменить.
2. Полная оплата от клиента: Заказ не закроется автоматически, пока не поступит вся сумма оплаты в соответствии с условиями договора или соглашения. Даже если товар отгружен, но оплата не получена полностью, заказ останется открытым.
3. Согласованные условия договора/соглашения: Условия, прописанные в договоре или соглашении с клиентом (например, график платежей, порядок оплаты — аванс, предоплата, оплата после отгрузки), напрямую влияют на то, когда система ожидает выполнения обязательств и, соответственно, закрытия заказа.

Мы видим, что заказ закрывается, когда полностью проходит отгрузка и оплата. Это базовое и логичное правило.

Настройки, влияющие на закрытие заказов

Разберем подробнее, какие системные настройки в 1С:Управление торговлей (УТ) могут влиять на поведение Заказов клиентов.

Мы можем найти эти настройки в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи (Оптовые продажи). Здесь нас интересуют два важных флага:

• Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок
• Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок

Если эти флаги установлены, программа будет строго следить за полным выполнением обязательств по отгрузке и оплате. Заказ не сможет закрыться, пока не будут соблюдены все условия. Если же эти контроли не установлены, то в определенных случаях заказ может закрыться автоматически при выполнении всех обязательств, включая полную оплату, отгрузку и отмену всех непоставленных строк, но без жесткой привязки к этим флагам.

Различие между «Статусом заказа клиента» и «Текущим состоянием заказа клиента»

Очень важно понимать разницу между этими двумя понятиями, так как они часто вызывают путаницу.

• Статус заказа клиента: Это поле, которое пользователь может изменить вручную в документе Заказ клиента. Например, мы можем установить статус «К выполнению», «В работе», «Готов к отгрузке» или «Закрыт». Это по сути, индикатор нашего внутреннего процесса.
• Текущее состояние заказа клиента: Это динамический параметр, который меняется программно алгоритмами 1С. Он отражает фактическое положение дел по заказу, исходя из данных в регистрах, документов отгрузки и оплаты. Например, текущее состояние может быть «Ожидается отгрузка», «Ожидается оплата», «Отгружен, ожидается оплата» или «Готов к закрытию».

Для того чтобы заказ считался полностью закрытым, необходимо, чтобы его Текущее состояние стало «Закрыт». При этом пользовательский Статус заказа клиента также должен быть установлен в «Закрыт».

Действия при частичной отгрузке или оплате

Давайте рассмотрим, как поступать, если отгрузка или оплата по заказу были частичными.

1. Частичная отгрузка:

   Если мы отгрузили не все позиции по заказу, и оставшиеся не планируются к дальнейшей отгрузке, их необходимо отменить. Это можно сделать:

   • Вручную, изменяя количество к отгрузке в самом заказе.
   • Используя специальную команду «Отменить непоставленные строки». При этом неотгруженные позиции будут либо полностью отменены, либо разбиты на две строки (отгруженное и отмененное количество), что позволит системе корректно учесть невыполненные обязательства.
2. Частичная оплата:

   Как мы уже выяснили, заказ не закроется автоматически, пока не поступит полная оплата, особенно если включен контроль оплаты. Убедитесь, что все платежи проведены и привязаны к данному заказу. Условия оплаты (аванс, предоплата, оплата после отгрузки), установленные в правилах оплаты по договору, определяют ожидаемый статус оплаты и влияют на закрытие.

Ручное закрытие и «Помощник закрытия заказов»

Иногда, даже если все условия выполнены и текущее состояние заказа «Готов к закрытию», заказ может не закрыться автоматически. В таких случаях мы можем закрыть заказ вручную.

Рассмотрим несколько способов ручного закрытия:

1. Изменение статуса в документе: Мы можем открыть сам документ Заказ клиента, изменить его Статус на «Закрыт» и провести документ.
2. Использование ссылки «Закрыть заказ»: В форме документа Заказ клиента часто присутствует специальная ссылка «Закрыть заказ». Нажатие на нее обычно вызывает «Помощника закрытия заказа».
3. Групповое закрытие из списка: В журнале Заказов клиентов мы можем выделить один или несколько заказов и выбрать пункт меню «Действия – Закрыть заказы». Этот способ также вызывает «Помощника закрытия заказа».

«Помощник закрытия заказа» — это удобный инструмент, который отображает подробную информацию о текущем состоянии заказа (отгрузка, оплата, резервы) и позволяет выполнить закрытие, даже если остались какие-то некритичные недочеты.

Другие возможные причины и рекомендации

Проанализируем дополнительные факторы и рекомендации, которые могут помочь в решении проблемы с незакрывающимися заказами.

1. Перепроведение документов:

   Как часто упоминается на форумах, перепроведение документов в цепочке (Заказа клиента, Реализации товаров и услуг, Поступления наличных или безналичных денежных средств) может помочь. Это действие обновляет регистры системы и пересчитывает динамическое состояние заказа, что иногда устраняет расхождения.

2. «Зависшие резервы»:

   Незакрытые заказы могут приводить к так называемым «зависшим резервам» товаров на складе. Это означает, что товар фактически свободен, но по системе числится в резерве под старый, незакрытый заказ. Закрытие заказа обнуляет все резервы, которые остались незакрытыми, и освобождает товар для дальнейших продаж.

3. Цель использования заказа:

   Если Заказ клиента используется в основном как «Заказ как счет» (то есть для печати счетов и регистрации взаиморасчетов, без строгого контроля исполнения), то его закрытие может не быть таким критичным или автоматическим, как для полноценного заказа на отгрузку и оплату.

4. Ошибки программы:

   В редких случаях могут возникать явные ошибки программы 1С, которые мешают корректному закрытию заказов. Если все вышеперечисленные шаги не помогают, возможно, стоит обратиться к специалистам или проверить наличие обновлений конфигурации.

5. Сроки выполнения:

   Обратите внимание на сроки выполнения заказа. Иногда Текущее состояние заказа может быть выделено красным цветом, если срок выполнения ниже текущей даты. Это указывает на просроченные заказы, которые также могут требовать ручного вмешательства для закрытия.

Мы рассмотрели все основные причины и методы решения проблемы с незакрывающимися Заказами клиентов в 1С. Надеемся, что эта информация поможет вам эффективно управлять заказами и поддерживать порядок в вашей учетной системе.

← К списку