Переход с 1С:Бухгалтерии (БП) на 1С:Комплексную автоматизацию (КА) – это серьезный и ответственный проект, который требует тщательного планирования и понимания глубоких различий между этими системами. Давайте вместе разберем все нюансы, рассмотрим потенциальные сложности и выясним, как сделать этот переход максимально безболезненным для вашего предприятия.
Прежде всего, давайте проанализируем ситуацию и осознаем, что 1С:Бухгалтерия и 1С:Комплексная автоматизация – это не просто "старшая" и "младшая" версии одной и той же программы, а системы с принципиально разной идеологией и архитектурой.
Целевое назначение:
1С:Бухгалтерия ориентирована исключительно на ведение бухгалтерского и налогового учета. Она создавалась для бухгалтеров и оперирует категориями проводок, счетов и регистров бухгалтерского учета напрямую.
1С:Комплексная автоматизация (как и 1С:ERP, на основе которой она построена) – это комплексная система для управления предприятием. Она охватывает оперативный учет (продажи, закупки, склад, производство, взаиморасчеты, казначейство), финансовое планирование и только затем, на основе этих оперативных данных, формирует регламентированный учет (БУ и НУ). Это означает, что в КА проводки не создаются напрямую документом, а формируются через сложный механизм отражения документов в регламентированном учете, часто после выполнения специальных регламентных операций.
Структура метаданных:
Современные версии БП и КА имеют значительно различающиеся структуры метаданных. Это означает, что просто "объединить" конфигурации или "натянуть" данные из одной системы в другую невозможно. Такие попытки приведут к неработоспособной базе.
Особенности бухгалтерского учета в КА:
Хотя КА включает бухгалтерский и налоговый учет, он может быть менее детализирован или отличаться по логике от привычной БП. Некоторые специфические возможности, присутствующие в БП (например, учет давальческого сырья в простом виде), могут быть реализованы в КА иначе или требовать более сложной настройки. Бухгалтерам часто приходится перестраивать свое мышление и привыкать к новым механизмам формирования отчетности и проводок. Нередко учет в КА оказывается более "геморройным", требуя глубокого понимания взаимосвязей оперативного и регламентированного учета.
Влияние на пользователей:
Пользователям, привыкшим к БП, потребуется значительное обучение и адаптация к новой системе. В КА каждый оперативный документ может иметь множество измерений аналитики, влияющих на различные виды учета (БУ, НУ, УУ, МСФО, бюджетирование). Ошибки в первичных документах в КА могут привести к серьезным проблемам при закрытии периода и формировании отчетности. В БП бухгалтеры могли "вертеть проводки задней пяткой", в КА такой подход, как правило, не работает.
Этот вопрос является одним из ключевых при планировании перехода. Давайте рассмотрим подробнее.
Переход с начала года – оптимальный вариант:
Мы настоятельно рекомендуем осуществлять переход с начала календарного года. Это наиболее оптимальный и безопасный вариант. Он минимизирует риски расхождений в отчетности, значительно упрощает сверку остатков и позволяет начать год с "чистого листа" по новой методологии учета. В этом случае трудозатраты сводятся к сверке и исправлению только остатков.
Переход в середине года – крайне нежелательно:
Переход в середине года – это крайне нежелательное и часто "безумное" предприятие, сопряженное с огромными трудозатратами и рисками. Если переход в середине года неизбежен, к стандартным задачам добавляются следующие:
Перенос оборотов: Необходимо переносить не только остатки, но и обороты за уже закрытые периоды текущего года.
Сверка и исправление: Потребуется бесконечная сверка и исправление перенесенных оборотов.
Помесячное перепроведение регламентов: В КА придется помесячно перепроводить все регламентные операции по закрытию каждого из переносимых периодов, а затем тщательно их сверять.
Отчетность: Если в переносимом периоде уже была сдана какая-либо отчетность (например, НДС, прибыль, бухотчётность), то неминуема либо подгонка получившегося в КА результата под отчетность, которая готовилась в БП, либо сдача корректировок. Готовность главного бухгалтера к сдаче корректирующих деклараций – это ключевой момент.
Невозможность сведения "копейка в копейку": Свести до копейки обороты в БП и новой КА – это практически фантастика. Теоретически это возможно, только если учет совсем уж простой (но тогда зачем нужна КА?) и максимально близок к типовому. Помимо различий конфигураций, существуют еще человеческие ошибки пользователей, которые в одной программе "прокатывают", а в другой – нет.
Давайте посмотрим, какими способами можно осуществить перенос данных, и какие из них являются наиболее оптимальными.
Покупка готовых правил переноса:
Это наиболее распространенный и рекомендованный способ для переноса оборотов и остатков. Готовые правила, как правило, охватывают до 95% массива данных. Стоимость таких правил может составлять порядка 50 000 рублей, но это часто значительно дешевле, чем написание правил с нуля или ручной ввод.
Важно: Выбирайте качественные, актуальные правила с поддержкой, чтобы в случае обновления конфигураций они не превратились в "тыкву". Доработки правил все равно, скорее всего, потребуются, так как ни одна универсальная разработка не учтет все особенности вашего учета.
Разработка правил обмена самостоятельно:
Написание правил обмена для переноса оборотов с нуля – это крайне трудоемкая и нецелесообразная затея. Из-за глубоких различий в структуре данных и логике учета, даже если вам кажется, что нужно перенести "парочку видов документов", объем работы будет колоссальным. Это может занять месяцы работы квалифицированного специалиста.
Однако, если речь идет о переносе ограниченного количества специфических документов (например, 25 видов документов, как в одном из примеров), и у вас есть опытный разработчик, это может быть реализовано. Но будьте готовы к тому, что помимо написания правил, потребуется еще месяц-два на "рихтовку" и устранение расхождений.
Ручной ввод данных:
Ручной ввод первичных документов возможен только при очень малом объеме документооборота. Некоторые компании нанимали студенток, которые вечерами вводили документы за месяц-два. Такой подход может оказаться дешевле покупки правил, но трудозатраты на бесконечные сверки и исправления введенных вручную оборотов никуда не денутся. Это очень рискованный и утомительный способ.
Перенос только остатков:
Если переход происходит с начала года, перенос только остатков значительно упрощает процесс. Это позволяет пересмотреть учетную политику и методологию в новой системе, не будучи привязанными к недостаткам предыдущего учета. При переносе оборотами вы будете вынуждены переносить все ошибки и особенности БП в КА.
Перенос документов для корректировок:
Мы рекомендуем переносить документы приобретения товаров, материалов, услуг (без движений и проводок) как минимум за год до даты ввода остатков. Это необходимо для корректного оформления корректировок от поставщиков, которые могут поступить спустя длительное время после покупки. В некоторых версиях КА реализован механизм корректировок до ввода остатков, что может упростить этот процесс. Если такой функционал есть, достаточно будет точечно переносить или вводить документы, по которым поступают корректировки.
Помимо технических аспектов переноса данных, существуют и другие, не менее важные моменты, которые могут серьезно повлиять на успех проекта.
Настройки закрытия месяца и регламентные операции:
В КА вам придется разрабатывать с нуля все настройки закрытия месяцев, процедуры расчета НДС, формирования себестоимости и т.д. Эти процессы в КА значительно сложнее и отличаются от БП. Бухгалтерам потребуется время, чтобы привыкнуть к тому, что закрытие месяца в КА – это сложный многоэтапный процесс, требующий выполнения последовательности РегламентныхЗаданий и анализа результатов.
Возможны ситуации, когда документ просто не дает нужных проводок, или закрытие выдает ошибки из-за отрицательных остатков по аналитике регистра себестоимости. Например, по одной аналитике остаток с плюсом, по другой – с минусом, хотя по сути это одно и то же. Такие проблемы требуют глубокого анализа и доработок.
Адаптация бухгалтеров и пользователей:
Бухгалтеры, привыкшие к БП, могут оказаться "в полном ауте" от КА. Им придется не только осваивать новый интерфейс, но и полностью менять подход к работе. В КА необходимо понимать, как выбор статьи в документе влияет сразу на четыре измерения учета (БУ, НУ, УУ и МСФО), а также на бюджетирование. Если в первичных документах будет "каша", то КА "заглохнет" при закрытии периода. Нужен другой уровень дисциплины и понимания учета.
Рекомендуется привлекать к обучению и тестированию тех, кто уже работал с УПП или другими комплексными системами, их КА не напугать.
Возможности учета:
Несмотря на свою комплексность, в КА2 может быть меньше возможностей в части специфического учета, чем в БП3. Например, отсутствие возможности простого учета давальческого сырья. Это может потребовать доработок или изменения бизнес-процессов.
Параллельное ведение учета:
Эффективным подходом является параллельное ведение учета в обеих базах в течение тестового периода (например, 2-3 месяца). Это позволяет:
Тщательно протестировать работу КА.
Отладить бизнес-процессы.
Перенести справочники и доработки.
Сверить данные перед окончательным переходом. Отчетность за год при этом могут сдавать из старой системы (БП).
Чтобы минимизировать риски и обеспечить успешный переход, предлагаем вам следующие шаги:
Планируйте переход на начало года: Это самый оптимальный вариант, который значительно упростит все процессы, связанные с переносом остатков и сдачей отчетности.
Проведите аудит и подготовку данных: Перед переносом обязательно проведите аудит данных в БП. Очистите их от ошибок, дублей, унифицируйте справочники. Чистые данные – залог успешного переноса.
Используйте готовые правила переноса: В большинстве случаев покупка готовых, актуальных правил обмена (например, через механизмы EnterpriseData или специализированные обработки) – это наиболее эффективный способ. Будьте готовы к их доработке под ваши специфические нужды.
Разработайте детальный план перехода: Включите в него этапы переноса данных, тестирования, обучения пользователей, ввода в эксплуатацию. Укажите ответственных и сроки по каждому этапу.
Определите учетную политику в КА: Четко зафиксируйте, как будет вестись учет в КА. Методология формирования себестоимости, отражения НДС, закрытия месяца может существенно отличаться от БП.
Обучите пользователей: Инвестируйте в обучение ключевых пользователей и бухгалтеров. Проводите тренинги, создавайте инструкции, обеспечьте поддержку на первых этапах работы в новой системе.
Рассмотрите параллельное ведение учета: Если переход происходит в середине года или вы хотите максимально обезопасить себя, предусмотрите период параллельного ведения учета в обеих базах. Это позволит выявить и исправить ошибки до того, как они повлияют на отчетность.
Перенесите документы для корректировок: Не забудьте перенести документы приобретения товаров/услуг за предыдущий год (без движений), чтобы иметь возможность обрабатывать поздние корректировки поставщиков.
Переход на 1С:Комплексную автоматизацию – это не просто смена программы, а изменение подходов к управлению и учету на предприятии. Если вы готовы к этим изменениям и тщательно спланируете каждый шаг, то ваша компания сможет эффективно использовать все преимущества новой системы.
← К списку