При переносе данных кадровой истории в новую базу 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда типовой функционал не позволяет в полной мере отразить все нюансы прошлых периодов. Особенно остро стоит вопрос с детализацией по старым подразделениям и должностям, которые уже неактуальны в новой структуре организации, но важны для исторического анализа и формирования отчетов. Давайте вместе разберем эту проблему и рассмотрим различные подходы к ее решению.
Когда мы выполняем упрощенный (рекомендованный) перенос данных в 1С:ЗУП, кадровая история сотрудников нередко попадает в регистр сведений Реестр кадровых приказов. Этот регистр предназначен для хранения информации о кадровых событиях (прием, перевод, увольнение), но имеет одну важную особенность: должности и подразделения в нем хранятся в виде простой строки, а не в виде ссылок на соответствующие элементы справочников.
Такой подход, с одной стороны, упрощает перенос, так как нам не требуется создавать полную иерархию старых подразделений и должностей в новой базе. Однако, с другой стороны, он значительно ограничивает возможности формирования детальных отчетов по кадровой истории за прошлые периоды. Отчеты, построенные на данных этого регистра, ориентированы в первую очередь на заполнение унифицированных форм, таких как Т-2, и не предоставляют гибкости для аналитики по динамике штатной структуры. Если нам нужна полная история по старым подразделениям и должностям, которые отсутствуют в текущем штатном расписании, типовой упрощенный перенос, скорее всего, не подойдет.
Прежде чем углубляться в детали, давайте проанализируем основные варианты переноса кадровой истории в 1С:ЗУП, каждый из которых имеет свои особенности.
Этот вариант подразумевает перенос среза кадровых данных на дату начала учета в новой базе. Он включает в себя:
Важно понимать: при этом варианте результаты начислений и удержаний за прошлые периоды не переносятся. Это означает, что мы не сможем сформировать полноценные зарплатные отчеты за период до начала ведения учета в новой базе. Кадровая история здесь также переносится в Реестр кадровых приказов, что, как мы уже выяснили, имеет свои ограничения для детальной аналитики.
Этот подход предполагает перенос всей кадровой истории по актуальным сотрудникам непосредственно в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) в новой базе. В этом случае мы получаем:
Однако, у полного переноса есть существенные недостатки. Это большой объем передаваемой информации, что может привести к длительному времени переноса и миграции ошибок из старой базы. Если миграция базы уже состоялась в упрощенном режиме, полный перенос может быть уже неактуален.
Если мы уже выполнили упрощенный перенос или нам требуется максимально полная история с сохранением старых подразделений и должностей, рассмотрим несколько подходов, которые помогут нам решить эту задачу.
Один из самых гибких подходов – это создание собственных регистров сведений для хранения необходимой исторической информации и последующая доработка стандартных отчетов. Мы можем "домигрировать" в эти самописные регистры необходимые данные за исторический период из старой базы. Например, мы можем создать регистр, который будет хранить ссылки на подразделения и должности, а не просто строки.
После переноса данных в собственный регистр нам потребуется доработать отчет "Кадровая история" или создать новый отчет на его основе. В 1С:ЗУП 3.1 есть мощные механизмы для формирования отчетов, такие как Система компоновки данных (СКД), позволяющие получать данные через Представления в запросе. Это даст нам возможность выводить историю с отбором по сотруднику, должности, подразделению или по всей организации.
Также не забывайте, что в 1С:ЗУП 3.1 существует типовой регистр сведений Кадровая история сотрудников, который хранит историю о трудоустройстве. Возможно, его можно использовать как основу для доработки или как источник данных для собственного регистра.
Интересный и часто недооцененный функционал в 1С:ЗУП 3.1 – это "Места работы". Мы можем задействовать его для отражения старых подразделений и должностей. Например, мы можем создать элементы справочника Рабочие места (в версии КОРП) или использовать сам концепт "Места работы" для наименования по старым подразделениям. При приеме на работу или кадровом переводе мы можем заполнять информацию о месте работы, включая подразделение, должность, наименование рабочего места.
Отчет Место работы сотрудников в Подразделениях (история) может показать нам всю историю мест работы сотрудника. Этот подход может быть более простым для вывода в отчеты, так как нам не придется создавать "портянку" старых подразделений, которые уже не используются в текущем штатном расписании.
Самый прямой, но потенциально объемный способ – это перенести все старые подразделения и должности в новую базу. После переноса мы можем пометить эти элементы как "не используются", чтобы они не мешали текущей работе, но при этом сохранялись в базе для исторической отчетности. Этот метод позволяет сохранить целостность ссылочных данных, но может значительно увеличить объем справочников.
Давайте еще раз вернемся к типовому регистру Реестр кадровых приказов. Как мы уже говорили, он хранит данные о должности и подразделении просто строкой. Если нам все же необходимо корректировать данные в этом регистре, особенно при большом количестве сотрудников после упрощенного переноса, мы можем использовать специализированные обработки. Такие обработки значительно упрощают массовый ввод и корректировку информации, позволяя нам поддерживать актуальность данных, даже если они хранятся в строковом виде.
Независимо от выбранного подхода, мы должны придерживаться нескольких общих рекомендаций, чтобы процесс переноса данных прошел максимально гладко и без ошибок.
Выбирая метод переноса кадровой истории, мы должны взвесить все "за" и "против" каждого подхода, учитывая наши текущие потребности в отчетности и доступные ресурсы. Главное – обеспечить полноту и точность данных для дальнейшей работы.
← К списку