Часто при закрытии месяца в "1С: Комплексная автоматизация" бухгалтеры сталкиваются с непонятной ситуацией: программа формирует проводку Дт 97 Кт 97. Расходы будущих периодов (РБП) как будто списываются сами на себя, и сумма на счете не уменьшается. Давайте вместе разберемся, почему так происходит и как по шагам настроить систему, чтобы все работало корректно.
Проанализируем ситуацию. Корень проблемы почти всегда кроется в настройках статьи расходов, которая используется для учета РБП. Возникает так называемое "кольцо" или логический цикл.
Это происходит, когда в правиле распределения расходов для статьи, по которой вы приняли затраты на счет 97, вы ошибочно указываете ту же самую статью для списания. В результате регламентная операция "Закрытие месяца" пытается списать часть РБП, но, следуя вашей настройке, снова относит эту сумму на счет 97, вместо того чтобы распределить ее на счета затрат (например, 20, 26 или 44).
Чтобы избежать этой ошибки и автоматизировать процесс, необходимо использовать связку из двух разных статей расходов: одна для признания расхода как РБП, а вторая — для его последующего ежемесячного списания на затраты. Рассмотрим этот процесс по шагам.
Шаг 1. Создаем статью для приобретения РБП
Эта статья будет использоваться в первичных документах, например, в "Приобретении услуг и прочих активов", когда вы отражаете поступление страховки, лицензии или другого подобного расхода.
Настроим ее следующим образом:
97.21 "Прочие расходы будущих периодов".Шаг 2. Создаем статью для списания РБП на затраты
Эта статья не используется в первичных документах напрямую. Она нужна системе для автоматического списания части РБП при закрытии месяца. Она будет указана внутри правила распределения, которое мы создали на первом шаге.
Настроим ее так:
26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу".Шаг 3. Связываем статьи через правило распределения
Теперь вернемся к правилу распределения, которое мы создали для первой статьи (статьи приобретения). В настройках этого правила необходимо указать статью расходов для списания, которую мы создали на втором шаге. Именно эта связка разрывает "кольцо" и указывает программе, что при списании с 97 счета нужно использовать другую статью и другой счет затрат.
Проанализируем результат: после такой настройки при проведении документа поступления сформируется проводка Дт 97.21 Кт 60.01. А при выполнении регламентной операции "Распределение РБП" в рамках закрытия месяца система будет автоматически формировать правильные проводки: Дт 26 (20, 44) Кт 97.21.
Даже при правильной настройке статей расходов списание может не происходить. Рассмотрим еще несколько возможных причин.
1. Отсутствие базы для распределения
Если в статье для списания (вторая статья) вы указали, что расходы распределяются пропорционально какой-либо базе (например, выручке от продаж), а за текущий месяц эта база равна нулю (не было продаж), то и распределения расходов не произойдет. Это не ошибка программы, а логичное поведение. Проверьте, есть ли у вас в отчетном периоде база для распределения.
2. Проверка регистров
Иногда проблема может быть не только в проводках. После выполнения закрытия месяца полезно проверить данные в специализированных регистрах. Посмотрите отчет по регистру накопления "Прочие расходы". Убедитесь, что по вашей статье расходов, которая списывается с 97 счета, есть движения с видом "Расход", а не только "Приход". Это поможет точнее диагностировать проблему.
3. Альтернативный учет через счет 76
В некоторых случаях, особенно для учета страховок, используется счет 76.01.9 "Расчеты по прочим операциям". Этот подход тоже корректен. В этом случае уплаченная страховая премия отражается как аванс (Дт 76.01.9 Кт 51), а затем ежемесячно списывается на затраты ручной операцией или документом "Отражение прочих доходов и расходов". Однако механизм РБП через счет 97 при правильной первоначальной настройке является полностью автоматизированным и часто более предпочтительным.