Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо вести учет взаиморасчетов с клиентами или поставщиками, часть которых по тем или иным причинам не должна попадать в официальный бухгалтерский учет. Это могут быть "серые" наличные расчеты, договоренности "на доверии" или просто управленческие корректировки, которые не имеют документального подтверждения для бухгалтерии. Задача состоит в том, чтобы видеть реальную картину задолженности в 1С:Управление торговлей (УТ) для оперативного управления и мотивации менеджеров, но при этом обеспечить чистоту регламентированного учета.
Давайте вместе разберем, как мы можем решить эту непростую задачу, используя различные подходы в 1С:УТ. Мы рассмотрим несколько стратегий, каждая из которых имеет свои особенности и требует определенного уровня доработки конфигурации.
Один из подходов, который позволяет разделить учет на официальный и управленческий, — это использование механизма "Управленческой организации" в 1С:УТ. Этот функционал предназначен для ведения параллельного учета, который может отличаться от бухгалтерского.
Мы можем настроить в системе отдельную УправленческуюОрганизацию, которая будет использоваться исключительно для отражения неформальных операций. При этом:
Параллельный контур учета: Документы, оформленные от имени УправленческойОрганизации, будут делать движения по регистрам УТ, но не будут влиять на официальные бухгалтерские данные.
Настройка обмена с бухгалтерией: При настройке обмена данными между 1С:УТ и 1С:Бухгалтерией мы можем установить ограничение по организации. Таким образом, все документы, проведенные по УправленческойОрганизации, не будут выгружаться в бухгалтерскую программу. Это можно сделать в правилах регистрации изменений или в параметрах обмена.
Цели использования: УправленческаяОрганизация часто применяется для консолидации данных нескольких юридических лиц или для получения более детализированной аналитики, недоступной в стандартном бухгалтерском учете. В нашем случае, она послужит "резервуаром" для неформальных расчетов.
Важный момент: Мы должны тщательно продумать логику движения товаров и денежных средств. Если одни и те же товары или денежные потоки частично учитываются через РегламентированнуюОрганизацию, а частично через УправленческуюОрганизацию, могут возникнуть сложности с корректным распределением партий по методу FIFO, расчетом себестоимости или учетом остатков. Это требует внимательного подхода и, возможно, дополнительных настроек, чтобы избежать ошибок с товарами организации или себестоимостью.
Этот подход является одним из наиболее гибких, поскольку позволяет точечно управлять выгрузкой документов в бухгалтерский учет. Мы будем модифицировать стандартные правила обмена между 1С:УТ и 1С:Бухгалтерией.
Дополнительный реквизит документа: Мы можем добавить в необходимые документы УТ (например, "Поступление безналичных денежных средств", "Реализация товаров и услуг" и т.д.) дополнительный реквизит. Назовем его, например, "Не выгружать в БУ" с типом "Булево". Для этого можно использовать механизм ДополнительныхРеквизитовИСведений, что позволит не изменять типовую конфигурацию напрямую, а использовать расширение.
Модификация правил обмена: На основе значения этого дополнительного реквизита мы настроим отбор при выгрузке документов. В правилах обмена (файлах XML или через конфигурацию КонвертацияДанных) мы укажем условие, что документ должен быть выгружен только в том случае, если реквизит "Не выгружать в БУ" имеет значение "Ложь" (или отсутствует).
Пример реализации через код: В процессе подготовки данных к выгрузке, мы можем использовать следующий подход. В модуле объекта документа или в подписке на событие ПередЗаписью мы можем установить специальное свойство, которое будет сигнализировать системе обмена не регистрировать объект для выгрузки.
Например, для отключения механизма регистрации изменений объекта, мы можем использовать:
Если ЭтотОбъект.ДополнительныеСвойства.Свойство("НеВыгружатьВБУ") И ЭтотОбъект.ДополнительныеСвойства.НеВыгружатьВБУ Тогда
ЭтотОбъект.ДополнительныеСвойства.Вставить("ОтключитьМеханизмРегистрацииОбъектов", Истина);
КонецЕсли;
Этот фрагмент кода должен быть размещен в подходящем месте, например, в обработчике события ПередЗаписью документа, который мы хотим исключить из обмена. Обратите внимание: Само по себе это не отключает движения по регистрам регламентированного учета в УТ. Это лишь предотвращает регистрацию объекта для последующей выгрузки в 1С:Бухгалтерию, сохраняя при этом движения в управленческом учете УТ.
Этот подход требует небольшой доработки, но позволяет очень гибко управлять процессом выгрузки, переключая статус документа "на лету" или даже задним числом, что бывает крайне полезно в динамичных условиях.
Для целей управленческого учета и мотивации менеджеров часто требуется видеть общую задолженность партнера, независимо от того, через какую юридическую организацию прошли расчеты. Это особенно актуально, когда один и тот же клиент может работать с нами через несколько юридических лиц (контрагентов).
В 1С:УТ мы можем настроить взаиморасчеты в разрезе Партнеров, а не только Контрагентов (юридических лиц). Это позволяет:
Агрегировать долги: Мы сможем агрегировать долги по группе компаний или индивидуальных предпринимателей, относящихся к одному Партнеру.
Полная картина задолженности: Менеджеры смогут видеть реальное состояние расчетов с клиентом, даже если часть операций проводится через разные юрлица или имеет "неформальный" характер.
Основа для мотивации: Мотивация менеджеров может быть напрямую привязана к общей задолженности Партнера, что стимулирует их к работе со всей группой компаний клиента.
Этот подход не исключает документы из бухгалтерского учета напрямую, но позволяет сформировать более полную управленческую картину, которая может включать данные, полученные с помощью других методов, описанных здесь.
Для полного отделения неформальных взаиморасчетов мы можем создать собственный регистр накопления, который будет дублировать или дополнять стандартный регистр "Взаиморасчеты".
Пользовательский регистр: Мы создадим новый регистр накопления, например, "УправленческиеВзаиморасчетыПоПартнерам", который будет иметь аналогичные стандартному регистру измерения (Партнер, Валюта, Договор и т.д.) и ресурсы (СуммаДолга).
Движения только по новому регистру: Документы, отражающие неформальные расчеты, будут делать движения только по этому пользовательскому регистру, не затрагивая стандартные регистры, используемые для регламентированного учета.
Максимальная изоляция: Этот подход требует доработки конфигурации, но обеспечивает максимальную изоляцию "черного" учета от "белого". Данные из такого регистра не будут выгружаться в бухгалтерию, поскольку он не имеет соответствующей связи.
Этот метод предоставляет очень чистый способ ведения параллельного учета, но требует значительных усилий по доработке и поддержке конфигурации.
Для отражения неформальной налички, которая не должна попадать в официальную кассу, мы можем создать отдельную кассу в 1С:УТ.
Отдельная касса: Создадим новую кассу, например, "Касса Наличка (упр.)", и будем проводить через нее все операции, связанные с неформальными наличными расчетами.
Исключение из выгрузки: При настройке обмена с бухгалтерской программой эту кассу можно исключить из выгрузки, либо настроить специальные правила, чтобы движения по ней не формировали бухгалтерских проводок.
Управленческий контроль: Это позволит видеть остатки и движения "неформальной" налички в УТ для управленческого контроля, не смешивая ее с официальными кассовыми операциями.
Важно помнить: Мы должны осознавать риски, связанные с ведением подобного учета, так как отсутствие документального подтверждения и отражения в регламентированном учете может привести к проблемам при проверках.
Мы обязаны указать, что ведение "неформальных" или "серых" взаиморасчетов всегда сопряжено с юридическими и налоговыми рисками. Налоговые органы могут выявить такие операции, что повлечет за собой доначисление налогов, штрафы и возможную административную или даже уголовную ответственность для должностных лиц.
Даже если налоговая служба "не обращает внимания на копейки", при крупных суммах или систематическом уклонении от учета риски возрастают в разы. Мы настоятельно рекомендуем минимизировать такие схемы и по возможности переводить все операции в легальное русло, оформляя все необходимые документы. Представленные методы помогают лишь технически разделить учет, но не снимают юридической ответственности.
← К списку