← К списку

Мы с вами не раз сталкивались с ситуацией, когда в конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" (БП) возникает острая необходимость в актуальных кадровых данных сотрудников, таких как текущая должность или подразделение. Особенно это актуально, если кадровый учет и расчет заработной платы ведутся в отдельной программе – "1С:Зарплата и управление персоналом" (ЗУП). Отсутствие этих сведений в БП приводит к тому, что в таких важных документах, как авансовые отчеты, или в различных печатных формах, данные о должности подотчетного лица остаются незаполненными, вызывая неудобства и требуя ручного ввода.

Давайте разберем, как мы можем решить эту распространенную проблему, используя встроенные механизмы синхронизации и новые возможности программы.

Встроенное решение в 1С:Бухгалтерии 3.0.183.22 и выше

Рассмотрим подробнее ключевое нововведение, которое значительно упрощает работу с кадровыми данными в "1С:Бухгалтерии". Фирма "1С" учла многочисленные пожелания пользователей и реализовала функционал, направленный на прямое решение описанной проблемы.

1. Загрузка кадровых данных: Начиная с версии 3.0.183 (и, в частности, с 3.0.183.22), в "1С:Бухгалтерии 8" добавлена возможность загружать новых сотрудников и важные кадровые документы, такие как документы о приеме, увольнении и переводе, непосредственно из конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1".
2. Актуализация должностей: Эта новая функциональность позволяет автоматически заполнять данные о должности сотрудника, действующие на дату оформления документов, при работе с авансовыми отчетами и другими документами по сотруднику в БП. Это означает, что при создании авансового отчета система сможет получить и отобразить текущую должность подотчетного лица из данных, загруженных из ЗУП.

Обратите внимание: Это решение является встроенным и наиболее предпочтительным, так как оно поддерживается разработчиком и гарантирует корректность работы при обновлении конфигураций. Убедитесь, что ваша версия "1С:Бухгалтерии" соответствует указанным требованиям или выше.

Подробности синхронизации данных между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия

Давайте проанализируем более широкий контекст синхронизации данных, поскольку новое решение является частью общего механизма обмена информацией между конфигурациями.

Синхронизация данных между "1С:ЗУП" и "1С:Бухгалтерия 8.3" — это фундаментальный процесс для автоматизации учета. Она обеспечивает непрерывный обмен информацией, гарантируя точность и актуальность данных, а также существенно сокращая трудозатраты и минимизируя вероятность ошибок, связанных с ручным вводом.

Рассмотрим, какие данные обычно синхронизируются:

1. Кадровые данные: Это один из ключевых видов информации, включающий сведения о сотрудниках, их приеме, увольнении, переводах и других кадровых перемещениях. Именно эти данные критичны для заполнения документов в БП.
2. Данные по расчету заработной платы: Передаются суммы начислений, удержаний, информация по больничным листам, отпускным, премиям и другим выплатам.
3. Документы: Синхронизируются ведомости на выплату заработной платы (как в банк, так и в кассу), документы депонирования зарплаты, исполнительные листы, а также документы "Отражение зарплаты в бухучете" и сведения по удержанному НДФЛ.
4. Справочные данные: Обмениваются элементы справочников, задействованные в передаваемых документах, а также сведения об организациях и подразделениях.

Разберем механизм синхронизации:

1. Направление обмена: Обмен, как правило, является двусторонним, но большая часть данных, особенно касающихся кадрового и зарплатного учета, передается из ЗУП в БП.
2. Принцип передачи: Переносятся только новые или измененные сведения. Исключения могут составлять компания и подразделения организации, которые могут передаваться и сопоставляться при каждой синхронизации для поддержания актуальности.
3. Настройка запуска: Синхронизацию можно настроить на выполнение по расписанию (например, ежедневно или еженедельно) или запускать принудительно по мере необходимости.
4. Варианты подключения: Поддерживаются различные способы подключения:
   • Прямое подключение: Если базы находятся на одном сервере или в локальной сети.
   • Подключение через интернет: Используется веб-сервис или VPN-соединение.
   • Обмен через файлы: Данные выгружаются в файл (обычно в формате XML), который затем загружается в другую базу.

Выясним условия для успешной синхронизации:

1. Совместимость версий: Конфигурации ЗУП и БП должны быть обновлены до версий, поддерживающих механизм обмена. Желательно, чтобы их релизы были выпущены примерно в одно время для максимальной совместимости.
2. Единые справочники: Крайне важно, чтобы справочники сотрудников (с уникальными идентификаторами), должностей, подразделений, начислений и удержаний были синхронизированы и не содержали дублирующихся записей. Это обеспечивает корректное сопоставление объектов при обмене.
3. Настройка учетной политики: В "1С:Бухгалтерии" необходимо явно указать, что расчет заработной платы и кадровый учет ведутся во внешней программе (1С:ЗУП). Это настраивается в разделе "Зарплата и кадры" – "Настройки зарплаты" – "Порядок учета зарплаты".
4. Права доступа: Настройку и запуск синхронизации должен выполнять пользователь с полными правами или правами, достаточными для управления обменом данными.
5. Префиксы информационных баз: Использование префиксов для номеров документов в каждой из баз помогает избежать дублирования номеров после синхронизации.

Различие регистров "ТекущиеКадровыеДанные" и "КадроваяИсторияСотрудников"

Теперь рассмотрим различие между ключевыми регистрами, которые хранят информацию о сотрудниках, чтобы лучше понять, как работает новая функциональность.

Нам важно понимать, что в системе 1С существует несколько регистров сведений, отвечающих за хранение кадровой информации:

• Регистр сведений ТекущиеКадровыеДанные: Этот регистр предназначен для хранения самых последних, актуальных сведений о сотруднике. Он не является периодическим, что означает, что в нем хранится только одна запись для каждого сотрудника, отражающая его текущее состояние (например, работает ли он, на какой должности, в каком подразделении). Его основное назначение — быстро получать информацию о текущем статусе сотрудника, например, для соединения со справочником "Сотрудники" и определения, работает ли человек в данный момент.
• Регистр сведений КадроваяИсторияСотрудников: В то время как ТекущиеКадровыеДанные хранит "сейчас", регистр КадроваяИсторияСотрудников (или его аналоги в разных конфигурациях) предназначен для хранения полной истории всех кадровых перемещений сотрудника. Он периодический, то есть содержит записи о приеме на работу, переводах на другие должности, изменении подразделений, увольнениях с указанием даты каждого события. Именно здесь "живут" все перемещения сотрудника с должности на должность.

Новая функциональность в "1С:Бухгалтерии предприятия" версии 3.0.183.22 направлена на то, чтобы актуальные данные (включая текущую должность, полученную, по сути, из "последних изменений" в ЗУП) попадали в БП. Ранее, если эти данные не выгружались стандартно, для получения текущих должностей и подразделений из ЗУП в регистр сведений ТекущиеКадровыеДанные в БП могли использоваться различные сторонние обработки или COM-соединение, что требовало дополнительных усилий и поддержки. Теперь этот процесс автоматизирован и является частью стандартного обмена.

Таким образом, мы видим, что фирма "1С" предоставила встроенное и эффективное решение для одной из давних и насущных проблем интеграции между "1С:ЗУП" и "1С:Бухгалтерией", касающейся актуальных кадровых данных сотрудников. Это значительно упрощает работу бухгалтеров и повышает точность учетных данных.

← К списку