После обновления конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда окладные начисления перестают попадать в налоговую базу по НДФЛ. Это может вызывать серьезные расхождения в отчетности, расчетных листках и, конечно, недовольство бухгалтеров. Давайте вместе разберемся, почему так происходит и какие шаги необходимо предпринять для устранения этой проблемы.
Мы рассмотрим несколько типовых причин, по которым оклад может неверно отражаться в налоговой базе, и предложим подробные инструкции по диагностике и исправлению ситуации.
Прежде всего, давайте убедимся, что оклад вообще начислен сотруднику. Часто бывает, что проблема не в налоговой базе, а в самом факте начисления. Откроем расчетный листок сотрудника за соответствующий период. Если там оклад присутствует в полном объеме, то идем дальше.
Важным шагом является проверка регистров и отчетов 1С, которые показывают данные по НДФЛ. Мы рекомендуем:
Этот отчет является одним из ключевых инструментов для анализа данных НДФЛ. Он покажет нам доходы, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ в разрезе дат получения доходов, что поможет выявить расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом.
Также мы советуем проанализировать регистр накопления «Учет доходов для НДФЛ». Откройте его и посмотрите записи по проблемным сотрудникам. Именно здесь хранится информация о доходах, которые учитываются для целей НДФЛ. Если сумм оклада нет в этом регистре, то мы уже ближе к выяснению причины.
Одной из частых причин некорректного расчета НДФЛ после обновления ЗУП 3.1 является сбой в настройках приоритетов начислений. Это особенно актуально для доплат до фонда оплаты труда (ФОТ) или других сложных начислений.
Мы выяснили, что иногда после обновления в настройках доплаты до ФОТ в приоритетах может оказаться, например, Командировка. Это означает, что если у сотрудника была командировка, то доплата до ФОТ (и, соответственно, оклад, который она должна была довести до нужного уровня) не будет начислена или будет начислена некорректно, что приведет к занижению налоговой базы.
Как проверить и исправить:
На этой вкладке мы видим список начислений, которые вытесняют текущее начисление. Если в этом списке есть начисления, которые не должны вытеснять оклад или доплату до ФОТ (например, Командировка, Отпуск, Больничный), но при этом оклад должен начисляться, то это и есть причина проблемы.
Важный момент: если начисление не должно рассчитываться в период действия другого начисления (например, доплата не начисляется во время командировки или отпуска), то такие вытесняющие начисления должны быть в списке приоритетов. Но если оклад должен быть начислен несмотря на командировку, то Командировка не должна вытеснять оклад.
Что делать: Удалите из списка приоритетов те начисления, которые ошибочно вытесняют оклад или связанные с ним доплаты. После изменения настроек обязательно пересчитайте и перепроведите документы начисления зарплаты за проблемные периоды.
Еще одной распространенной причиной расхождений в НДФЛ, особенно после изменений в законодательстве (с 2023 года), является некорректное понимание или настройка даты фактического получения дохода и учета авансов.
С 1 января 2023 года датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается день выплаты дохода, включая авансы. Это означает, что НДФЛ должен удерживаться с каждой выплаты. Программа ЗУП 3.1 это учитывает, но иногда возникают нюансы.
Давайте рассмотрим подробнее механизм зачета дохода с аванса на примере, который поможет нам проанализировать ситуацию:
В регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ появится одна запись:
Период = Сентябрь 2025
Дата получения дохода = 25.09.2025
Зарегистрировано при начислении аванса = 01.09.2025 (или другая дата регистрации аванса)
Сумма дохода = 10 000
Обратите внимание на реквизит Зарегистрировано при начислении аванса. В этот момент доход для НДФЛ уже есть, но в бухгалтерском учете начислений еще нет.
В регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ теперь будет три записи:
а) Период = Сентябрь 2025
Дата получения дохода = 25.09.2025
Зарегистрировано при начислении аванса = 01.09.2025
Сумма дохода = 10 000
б) Период = Сентябрь 2025
Дата получения дохода = 10.10.2025
Зарегистрировано при начислении аванса = Пусто
Сумма дохода = 20 000
в) Период = Сентябрь 2025
Дата получения дохода = 10.10.2025
Зарегистрировано при начислении аванса = 01.09.2025
Сумма дохода = -10 000
Как мы видим, итоговая сумма дохода в бухгалтерском учете (20 000 руб.) и в налоговом учете (10 000 + 20 000 - 10 000 = 20 000 руб.) совпадают, но они разложены правильно по датам получения дохода.
В чем может быть проблема: Если по какой-то причине документ начисления аванса был удален или даты выплаты были перепутаны, то в регистре могут остаться записи, которые в итоге дают нулевой или некорректный доход за период. Например, если аванс начислили, потом зарплату начислили, а потом начисление аванса удалили, то в регистре останутся две записи (б и в), которые в сумме дадут ноль.
Мы также сталкивались с ситуациями, когда в одном месяце (например, в августе) налоговая база по НДФЛ оказывалась завышенной, а в следующем (сентябре) происходила компенсация, что создавало ощущение "пропажи" оклада из базы сентября. Это часто связано с особенностями зачета авансов и окончательных расчетов.
Для диагностики рекомендуем внимательно изучить отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов за несколько месяцев, предшествующих проблемному, и сам проблемный месяц. Обратите внимание на колонки, показывающие доходы и вычеты, а также на даты получения дохода.
Иногда проблема с "пропавшим" окладом из налоговой базы оказывается следствием неверного понимания учета натурального дохода, например, сверхсуточных, и его влияния на НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда выплаты зарплаты и командировочных (сверхсуточных) происходят в конце месяца, но натуральный доход регистрируется еще позже.
Три головы дракона НДФЛ:
Согласно статье 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в натуральной форме является день его передачи. Если мы ставим 30 сентября как дату возникновения дохода в 100 рублей (сверхсуточные), то в этот день возникает НДФЛ_исчисленный в размере 13 рублей.
Однако, согласно статье 226 НК РФ, удержание исчисленной суммы налога с натурального дохода производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. Если выплата сентябрьской зарплаты прошла 28 сентября, а натуральный доход возник 30 сентября, то удержать налог с натурального дохода в сентябре уже не получится.
Что происходит: Неудержанные 13 рублей будут доудержаны в ближайшую выплату следующего месяца – это может быть аванс октября или командировка, что будет выплачено раньше. Это приводит к временному разрыву между НДФЛ_БУ и НДФЛ_НУ в текущем месяце, и к его компенсации в следующем. Визуально это выглядит как "недостача" в одном месяце и "излишек" в другом, что может ввести в заблуждение.
Пример разрыва:
Предположим, зарплата 10 000 руб. и натуральный доход (сверхсуточные) 1 000 руб. (НДФЛ 130 руб.).
БУ:
Дт 20 - Кт 70 :: 10000 (начислена зарплата)
Дт 70 - Кт 68 :: 1430 (НДФЛ исчислен со всей базы 11000)
Дт 70 - Кт 51 :: 8570 (зарплата к выплате)
НУ (в текущем месяце):
Выплата зарплаты произошла ДО исчисления натурального дохода.
Налог удержан только с зарплаты: 1300 руб.
Остаток НДФЛ с натурального дохода (130 руб.) будет удержан в следующем месяце.
Решение проблемы: Чтобы избежать таких разрывов и обеспечить, чтобы НДФЛ со сверхсуточных успел удержаться в том же месяце, в котором возник доход, мы рекомендуем:
Доход в натуральной форме (по сверхсуточным) заводите не в последние дни месяца (например, 30-го), а раньше (например, к 25-му числу).После применения этой методики, начиная со следующего месяца, отчеты по НДФЛ будут совпадать с расчетными листками, что значительно упростит работу бухгалтера.
Для комплексной диагностики проблем с НДФЛ в ЗУП 3.1, помимо уже упомянутых, мы рекомендуем использовать следующие инструменты и учитывать дополнительные аспекты:
Этот отчет предоставляет сводную информацию о доходах и налогах за налоговый период в разрезе ОКТМО/КПП и ставок. Он полезен для общей картины.
Помогает проверить НДФЛ на ошибки в части исчисленного и удержанного налога, показывая, какие именно документы сделали движения по этим показателям. Это позволяет точечно найти источник некорректных данных.
Если после всех проверок вы выявили некорректные расчеты НДФЛ, этот документ является основным инструментом для их исправления. Он используется при изменении налогового статуса сотрудника, обнаружении ошибок в прошлых периодах и т.д.
В некоторых сложных случаях, когда перепроведение старых документов нежелательно или невозможно, для выравнивания расхождений между БУ и НУ по НДФЛ могут использоваться:
Начисление за первую половину месяца (с ручным вводом суммы корректировки НДФЛ).Операция учета НДФЛ (для движений только в налоговом учете).Для каждого начисления в разделе Настройка – Начисления – вкладка «Налоги, взносы, бухучет» важно корректно указать Код дохода НДФЛ. Если начисление не облагается НДФЛ, код дохода не указывается. Категория дохода, зависящая от кода, определяет дату получения дохода для целей НДФЛ.
Учитывайте, что с 2023 года датой получения дохода является дата выплаты, а с 2025 года введена прогрессивная шкала НДФЛ, новые КБК и обновленные справочники кодов доходов и вычетов. Обновления ЗУП 3.1 включают поддержку этих изменений, и важно убедиться, что они корректно применились в вашей базе.
После масштабных обновлений ЗУП (например, с релизов 3.1.31.58 и выше) могут возникать проблемы с задвоением НДФЛ и вычетов, особенно для сотрудников с вычетами. Это может быть связано с новым реквизитом Налоговая база в регистре сведений Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ), который мог не заполниться для старых начислений. В таких случаях может потребоваться заполнение пустых значений и пересчет НДФЛ.
Проблема с окладом, не попадающим в налоговую базу после обновления ЗУП 3.1, является комплексной и требует системного подхода. Мы рассмотрели основные причины и методы их устранения. Используя предложенные инструменты и следуя нашим рекомендациям, вы сможете точно диагностировать и исправить ошибки, обеспечив корректное ведение учета НДФЛ.
← К списку