В современном мире все больше компаний стремятся к цифровизации процессов, и кадровый документооборот не исключение. Переход на электронное подписание кадровых документов работниками организации позволяет значительно ускорить процессы, сократить расходы и повысить удобство работы, особенно для удаленных сотрудников. Давайте подробно разберем, как это можно реализовать, какие виды электронных подписей применимы и какие решения предлагает платформа 1С и другие сервисы.
Прежде чем погружаться в технические детали, выясним причину, по которой КЭДО становится все более актуальным — это законодательная база. В России нет единого всеобъемлющего закона о КЭДО, но правовое регулирование осуществляется несколькими ключевыми нормативными актами:
22.1–22.3)Эти изменения позволяют создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без необходимости дублирования на бумаге, за некоторыми исключениями.
Важный момент: Переход на КЭДО является добровольным как для работодателя, так и для сотрудников. Работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе и получить их письменное согласие. Если сотрудник отказывается, документооборот с ним продолжается в бумажном виде. Исключение составляют сотрудники, впервые трудоустраиваемые с 1 января 2022 года – их достаточно проинформировать без получения согласия.
Обратим внимание, что не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Согласно статьям 22.1-22.3 ТК РФ, работник должен собственноручно поставить подпись на следующих документах, созданных на бумаге, и их цифровое подписание недопустимо:
Для подписания кадровых документов в электронном виде могут использоваться различные виды электронных подписей. Разберем по шагам их особенности и применимость:
Что это? ПЭП формируется без использования криптографических средств и подтверждает факт формирования подписи определенным лицом (например, логин и пароль, одноразовый код из SMS). Она не фиксирует неизменность документа после подписания и обладает минимальной юридической силой.
Применимость в КЭДО: Работодатель не может использовать ПЭП для подписания кадровых документов. Работник может использовать ПЭП для ограниченного круга документов, таких как заявления, расчетные листки, уведомления об отпуске, ознакомление с приказами, служебные записки и другие внутренние документы. Однако для этого требуется предварительное соглашение между работником и работодателем о порядке ее использования.
Что это? УНЭП создается с использованием криптографических средств, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Она имеет юридическую значимость, если ее использование для конкретного документа предусмотрено законом или соглашением между сторонами.
Применимость в КЭДО: УНЭП подходит для большинства кадровых документов (трудовые договоры, приказы, локальные нормативные акты), за исключением тех, которые по закону требуют бумажной формы или УКЭП. Работники могут получить УНЭП через приложение «Госключ» или непосредственно в системе КЭДО, которую использует работодатель.
Что это? УКЭП — это самая защищенная и обладающая наивысшей юридической силой электронная подпись, которая приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений. Она выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами или ФНС (для руководителей организаций и ИП).
Применимость в КЭДО: УКЭП универсальна и может использоваться как работником, так и работодателем для любых кадровых документов, включая трудовые договоры, ученические договоры и договоры о материальной ответственности.
Рассмотрим подробнее, какие инструменты и подходы можно использовать для внедрения КЭДО в вашей организации.
Это одно из наиболее популярных и интегрированных решений, которое значительно упрощает взаимодействие отдела кадров и бухгалтерии с сотрудниками. Посмотрим на пример его возможностей:
Проанализируем ситуацию: Форумчане отмечают, что 1С:Кабинет сотрудника "зашла в народ", что говорит о ее востребованности и удобстве. Решение платное, но предлагает тестовый период на 45 дней, который можно подключить прямо в программе 1С. Это позволяет оценить все преимущества до принятия решения о покупке.
На рынке существуют и другие комплексные системы для электронного документооборота, которые также обеспечивают юридическую значимость подписанных документов. Одна из них – КЭДО VK, которая, по отзывам, успешно внедряется в организациях.
Что это? «Госключ» — это мобильное приложение, позволяющее физическому лицу бесплатно получить УНЭП и (при соблюдении определенных условий) УКЭП. Подписи, выпущенные в «Госключе», подходят для кадрового электронного документооборота.
Преимущества:
Особенности: Для юридической значимости документов, подписанных УНЭП от «Госключа», необходимо заключить соглашение с работниками. Сертификат, полученный в «Госключе», действует год, после чего можно сформировать новый. Экспорт сертификата из «Госключа» для работы на компьютере невозможен.
«Госключ» можно интегрировать с системой КЭДО работодателя, если информационная система работодателя подключена к инфраструктуре электронного правительства.
Хотя теоретически возможно разработать собственную систему для КЭДО, большинство экспертов и опытных пользователей не рекомендуют этот путь. Учтем, что создание такой системы — это не только написание кода, но и необходимость ее сертификации, обеспечения соответствия законодательным требованиям и постоянной поддержки. Сроки и суммы, необходимые для такой разработки и сертификации, как правило, значительно превышают стоимость готовых коммерческих решений. Как показывает практика, "свое бесплатное" часто оказывается дороже "купленного платного".
Внедрение КЭДО — это комплексный процесс, требующий не только технической готовности, но и выполнения ряда организационных и юридических требований. Разберем по шагам, что необходимо:
ПЭП и УНЭП, а также внесение изменений в коллективный и трудовой договоры.1С:Кабинет сотрудника, КЭДО VK или другие). Работодатель может использовать собственную информационную систему, соответствующую требованиям ТК РФ.Чтобы принять взвешенное решение, проанализируем ситуацию со всех сторон.
ПЭП и УНЭП, внести изменения в коллективный и трудовой договоры.Таким образом, внедрение КЭДО является комплексным процессом, требующим учета законодательных требований, выбора подходящих видов электронных подписей и систем, а также подготовки сотрудников и внутренней нормативной базы. Однако, при правильном подходе, преимущества от цифровизации кадрового документооборота могут значительно превзойти первоначальные сложности.
← К списку