Как правильно перенести счета учета из 1С:ERP в 1С:Бухгалтерию Предприятия, чтобы документы корректно проводились?

Перенос данных, особенно счетов учета, из 1С:ERP в 1С:Бухгалтерию Предприятия (БП) является распространенной, но достаточно сложной задачей. Мы с вами разберем, почему прямой перенос часто "не взлетает" и какие подходы позволяют успешно решить эту проблему.

Выясним причину: Основная сложность заключается в фундаментальных различиях между этими конфигурациями в части бухгалтерского и налогового учета. 1С:ERP в первую очередь ориентирована на управленческий учет, и бухгалтерский блок в ней имеет свои особенности. Проводки по документам в ERP формируются не сразу, а часто после отработки регламентного задания или по специальной кнопке. Более того, в документах ERP, как правило, отсутствуют прямые указания счетов учета в шапках и табличных частях, а стоимость ТМЦ не всегда видна до предварительного или окончательного расчета себестоимости. В то же время, 1С:Бухгалтерия Предприятия требует явного указания счетов учета БУ и НУ непосредственно в документах и их табличных частях для корректного формирования проводок.

Проанализируем ситуацию: Из-за этих различий попытка просто перенести документы "как есть" из ERP в БП приведет к тому, что документы в БП не смогут быть проведены из-за отсутствия в них требуемых счетов учета. Поэтому нам потребуются специальные методы и тщательная подготовка.

Рекомендуемое время для перехода

Прежде чем мы перейдем к техническим деталям, давайте определим оптимальное время для такого перехода. Мы рекомендуем выполнять перенос с 1С:ERP на 1С:Бухгалтерия Предприятия в начале нового учетного периода – года, квартала или месяца – после завершения всех регламентных операций предыдущего периода. Это значительно упростит сверку и проверку данных.

Основные подходы к переносу счетов учета

Мы рассмотрим два основных подхода к решению этой задачи, которые можно использовать как по отдельности, так и комбинировать.

1. Перенос документов с последующей настройкой счетов учета в 1С:БП.
2. Использование инструментов обмена данными (Конвертация Данных, JSON) с произвольными алгоритмами.

1. Перенос документов с последующей настройкой счетов учета в 1С:БП

Этот подход подтверждается как наиболее жизнеспособный и часто рекомендуемый. Он предполагает, что мы переносим из ERP только сами документы или даже сводную информацию, а всю логику определения бухгалтерских и налоговых счетов оставляем на долю 1С:Бухгалтерии Предприятия. Это означает, что вне зависимости от того, как оформлены проводки в ERP, в БП они будут формироваться по правилам БП.

Как это реализовать на практике?

Мы с вами разберем по шагам, что означает "настройка проводок на долю БП":

1. Определение счетов учета в ERP при выгрузке (если возможно): В 1С:ERP счета учета определяются по текущим настройкам отражения номенклатуры в регистре сведений ПорядокОтраженияНаСчетахУчета, где используются ГруппыФинансовогоУчета (ГФУ) номенклатуры. При выгрузке вы можете попытаться получить эти счета и передать их в приемник, но важно помнить, что план счетов в ERP и БП может отличаться.

2. Настройка счетов учета номенклатуры в 1С:БП: Это ключевой шаг. В 1С:Бухгалтерии 8 автоматическая подстановка счетов учета номенклатуры в документы устанавливается в справочнике СчетаУчетаНоменклатуры. Мы можем настроить эти счета для:

   • Вида номенклатуры;
   • Группы номенклатуры;
   • Отдельного элемента номенклатуры;
   • Склада или типа склада.

   Рассмотрим подробнее: Приоритет имеют наиболее детализированные настройки (например, для конкретного элемента номенклатуры над видом номенклатуры). Мы рекомендуем задавать детализированные счета или субсчета, разделять их по складам (например, оптовым и розничным), привязывать материалы к счету 10, а товары — к счету 41, возможно, с дополнительной детализацией (например, 41.01 для основной номенклатуры, 41.03 для тары).

3. Настройка счетов расчетов с контрагентами в 1С:БП: Счета учета расчетов с контрагентами в 1С:БП 8.3 настраиваются по следующим параметрам:

   • Организация;
   • Контрагент;
   • Договор;
   • Валюта расчетов.

   Мы должны убедиться, что эти настройки корректны для всех переносимых операций.

4. Проведение непроведенных документов: После переноса все документы, которые не были проведены автоматически (а таких будет большинство из-за отсутствия счетов учета), необходимо провести вручную или с помощью групповой обработки проведения. Для настройки отражения документов в регламентированном учете удобно использовать помощник НастройкаОтраженияДокументовВРегламентированномУчете, который находится в меню "Регламентированный учет".

2. Использование инструментов обмена данными (Конвертация Данных, JSON)

Этот подход предполагает использование специализированных инструментов для переноса данных, которые позволяют реализовать произвольные алгоритмы обработки.

Конвертация Данных (КД)

Технология КонвертацияДанных (версии 2.0, 2.1 или 3.1) широко используется для переноса начальных остатков, документов и справочников из 1С:ERP в 1С:БП 3.0. Существуют готовые правила обмена, но часто их приходится дорабатывать.

Проблема с планом счетов в КД: При использовании КонвертацииДанных, особенно КД 3.1, счета учета могут не переноситься напрямую, поскольку в универсальном формате обмена EnterpriseData (ED) отсутствует такой объект, как ПланСчетов. В этом случае мы можем:

• Переносить коды счетов строкой, а затем искать их в базе-приемнике;
• Расширять формат EnterpriseData новым объектом ПланСчетов, если это необходимо для более сложной логики.

При использовании КонвертацииДанных, мы можем прописать произвольные алгоритмы, которые будут определять счета учета для каждого документа или его табличной части на основе данных из ERP и логики БП. Посмотрим на пример такого алгоритма, который мог бы быть использован в правилах конвертации:

// Пример фрагмента алгоритма в Конвертации Данных
// для определения счета учета в документе-приемнике
// (может быть частью правила конвертации документа или объекта)

Если Источник.ВидНоменклатуры = "Товары" Тогда
    Если Источник.Склад.ТипСклада = "Оптовый" Тогда
        Приемник.СчетУчетаБУ = ПланыСчетов.Хозрасчетный.ТоварыНаСкладах; // Счет 41.01
    Иначе
        Приемник.СчетУчетаБУ = ПланыСчетов.Хозрасчетный.ТоварыВРозничнойТорговле; // Счет 41.02
    КонецЕсли;
ИначеЕсли Источник.ВидНоменклатуры = "Материалы" Тогда
    Приемник.СчетУчетаБУ = ПланыСчетов.Хозрасчетный.Материалы; // Счет 10.01
Иначе
    Приемник.СчетУчетаБУ = ПланыСчетов.Хозрасчетный.ОсновноеПроизводство; // Счет 20.01 (для услуг, например)
КонецЕсли;

// Аналогично для налогового учета, субконто и т.д.
// Приемник.СчетУчетаНУ = ...

Обмен через JSON

Как альтернативный вариант, мы можем реализовать перенос данных через формат JSON. Этот метод также предполагает написание произвольных алгоритмов обработки полученных данных, что дает максимальную гибкость, но требует более глубоких навыков программирования и разработки с нуля.

Подготовка к синхронизации и обмену данными

Вне зависимости от выбранного инструмента, мы должны тщательно подготовить системы:

1. Определите тип обмена: Будет ли обмен односторонним (из ERP в БП) или двусторонним.
2. Разработайте регламент: Опишите регламент и периодичность обмена.
3. Сформируйте перечень ключевых справочников: Определите, какие справочники (номенклатура, контрагенты, склады) будут переноситься и как они будут сопоставляться.
4. Опишите структуру предприятия: Убедитесь, что структура подразделений, складов и принципы учета в обеих базах согласованы.
5. Первичная проверка: Обязательно выполните первичную проверку на копиях баз данных.

Особенности номенклатуры с характеристиками

Если в ERP используется номенклатура с характеристиками, а БП не поддерживает их напрямую, мы можем предусмотреть в правилах переноса создание отдельной номенклатуры в БП для каждой характеристики. Это позволит сохранить детализацию учета.

Важные моменты и выводы

• Не "в один клик": Мы должны помнить, что перенос данных, особенно остатков, не является операцией "в один клик". Он требует тщательной подготовки, проверки данных и соблюдения определенной последовательности действий.
• Начальный обмен данными: В 1С:ERP нет стандартной возможности выгрузить данные для начала учета в 1С:Бухгалтерии в виде "ввода начальных остатков". Вместо этого настраивается синхронизация в универсальном формате обмена EnterpriseData для нормативно-справочной информации и документов. Для переноса начальных остатков используются специальные обработки.
• Регулярный обмен: Если планируется продолжать вести учет в обеих базах (ERP и БП), после завершения первоначальной миграции можно настроить регулярный обмен в универсальном формате.

Таким образом, для успешного переноса счетов учета из 1С:ERP в 1С:Бухгалтерию Предприятия нам необходимо не только использовать подходящие инструменты обмена данными (например, КонвертацияДанных), но и тщательно подготовить целевую базу 1С:БП, настроив в ней правила формирования проводок и счета учета номенклатуры и расчетов с контрагентами. Этот комплексный подход позволит добиться корректного и полного отражения операций.