Нередко в процессе работы склада или при формировании отгрузочных документов мы сталкиваемся с ситуацией, когда фактическое количество отгруженного товара превышает то, что было первоначально указано в заказе клиента. Такая ситуация требует корректного оформления в системе 1С, чтобы избежать расхождений в учете, обеспечить правильное выставление счетов и исключить проблемы с налоговыми органами. Давайте вместе разберем, как эффективно решить эту задачу и поддерживать порядок в учете.
Один из самых надежных и часто используемых способов оформления излишков при отгрузке в 1С – это использование документа «Корректировка реализации». Этот документ позволяет внести изменения в уже оформленный документ Реализация товаров и услуг, отразив фактическое количество и стоимость отгруженных товаров. Это позволит нам выставить покупателю корректировочный счет-фактуру на фактически поставленное количество товара.
Прежде чем приступить к работе с корректировкой, нам необходимо убедиться, что соответствующая функциональность включена в настройках вашей конфигурации 1С. В большинстве современных конфигураций 1С (например, 1С:УНФ, 1С:ERP, 1С:КА) для использования документа Корректировка реализации необходимо активировать специальный флажок. Чаще всего он находится в разделе «Настройки» или «Администрирование», в подразделе, касающемся продаж или функциональных опций. Например, это может быть настройка «Использовать корректировки реализации» или аналогичная.
Давайте рассмотрим шаги по оформлению излишков с помощью Корректировки реализации:
Активируем функциональную опцию: Перейдите в раздел «Настройки» (или «Администрирование») вашей конфигурации. Найдите пункт, отвечающий за продажи или функциональные опции (например, «Еще больше возможностей» -> «Продажи» в 1С:УНФ). Установите флажок, позволяющий использовать документ Корректировка реализации. Без этой настройки мы не сможем создать документ.
Создаем документ «Корректировка реализации»: На основании исходного документа Реализация товаров и услуг, по которому была выявлена переотгрузка, создайте новый документ Корректировка реализации. Обычно это можно сделать из списка документов реализации или непосредственно из самого документа реализации, используя кнопку «Создать на основании».
Указываем тип корректировки: В новом документе Корректировка реализации мы должны указать, что это корректировка «в плюс», то есть на увеличение количества и/или стоимости. Система предложит варианты корректировки, и мы выбираем тот, который соответствует увеличению фактически отгруженных позиций.
Отражаем фактические данные: В табличной части документа мы увидим первоначальные данные из реализации. Нам необходимо скорректировать количество тех позиций, по которым произошла переотгрузка, до фактического значения. Система автоматически пересчитает сумму и НДС.
Проводим документ: После заполнения всех необходимых данных проводим документ Корректировка реализации. Это приведет к соответствующим движениям в регистрах учета: увеличится выручка, себестоимость и НДС, а также будут скорректированы взаиморасчеты с клиентом.
Формируем корректировочный счет-фактуру: На основании проведенной корректировки реализации мы сможем сформировать Корректировочный счет-фактуру, который будет отражать новое, увеличенное количество и стоимость товаров.
Важный момент: Этот метод наиболее предпочтителен, когда покупатель согласен принять излишки как часть первоначальной поставки, просто с изменением количества.
В некоторых случаях, особенно если излишки значительны или покупатель предпочитает оформить их как отдельную поставку, мы можем использовать подход с созданием дополнительного заказа или новой реализации.
Создаем новый документ: Оформляем новый документ Заказ клиента или сразу Реализация товаров и услуг только на количество излишков. Это будет отдельная операция, не связанная напрямую с исходным заказом в части количества.
Связываем документы через проект: Для того чтобы обеспечить прозрачность и аналитику, мы можем связать этот новый документ с первоначальным заказом или реализацией. В 1С часто используется механизм Проект как аналитический признак. Мы можем указать один и тот же Проект в обоих документах – исходном и новом. Это позволит нам в дальнейшем отслеживать все операции, относящиеся к одной крупной сделке или инициативе.
Например, в 1С:Документооборот существуют более развитые механизмы Связи объектов, позволяющие устанавливать различные типы связей между документами, задачами и проектами, что значительно упрощает навигацию и контекстный анализ.
Когда применять: Этот метод подходит, если покупатель согласен принять излишки как отдельную поставку, или если по какой-то причине корректировка существующей реализации невозможна/нежелательна.
Еще один способ, который может быть применен, хотя и является более трудоемким при большом количестве позиций, – это разбиение строк в самом документе Реализация товаров и услуг.
Разбиваем строку: Для позиции, по которой отгружен излишек, мы можем разбить строку в табличной части документа реализации на две. Одна строка будет соответствовать количеству, указанному в исходном заказе, а вторая – количеству, отгруженному сверх заказа.
Отвязываем излишек от заказа: Строку с количеством излишка мы отвязываем от первоначального Заказа клиента. Это можно сделать, очистив поле Заказ клиента для этой конкретной строки или указав, что эта строка не является распоряжением по заказу, если такая функциональность предусмотрена в вашей конфигурации.
Ограничения: Этот метод может быть сложным в реализации и поддержке, особенно если излишков много или они возникают по разным позициям.
В некоторых конфигурациях 1С, при оформлении документов отгрузки, система может автоматически или полуавтоматически добавлять специальные «строки сверх заказа» в табличную часть документа, если фактическое количество превышает распоряжение по заказу. Мы можем проверить наличие такой функциональности в вашей версии 1С, поскольку она значительно упрощает процесс.
Независимо от выбранного способа оформления, крайне важно формализовать факт расхождения. Если товар фактически отгружен больше, чем в заказе, и покупатель его принял, необходимо иметь подтверждающий документ. Таким документом является «Акт о расхождениях после реализации клиенту» (или аналогичный), который фиксирует фактические данные приемки. Этот акт является основанием для всех дальнейших корректировок в учете.
Рассмотрим примеры расхождений:
При недовозе: Если, наоборот, товаров недовезли, на основании акта о расхождениях мы оформляем Корректировку реализации «в минус», чтобы уменьшить сумму реализации и выписать исправительный счет-фактуру на фактически поставленное количество.
При потерях в пути: Если товар был утерян при транспортировке и допоставка не ожидается, в Корректировке реализации мы можем установить вариант отражения «Списать на расходы».
Оприходование излишков по инвентаризации: Если излишки были обнаружены не при отгрузке, а в результате инвентаризации на складе, мы оформляем документы Пересчет товаров, а затем Оприходование излишков товаров. Излишки приходуются по рыночной стоимости и относятся на финансовые результаты как внереализационные доходы.
Общий принцип: Всегда стремитесь к тому, чтобы учетные данные максимально соответствовали фактическому положению дел. Использование описанных методов и своевременная документация расхождений помогут нам поддерживать прозрачный и корректный учет в 1С.
← К списку