Автоматическая отправка документов по электронному документообороту (ЭДО) является одной из ключевых задач для многих компаний, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы. Рассмотрим, как можно решить эту проблему в системе 1С, опираясь на опыт коллег и дополнительную информацию.
Выясним, что автоматизация ЭДО в 1С возможна и успешно реализуется многими организациями. Основная сложность зачастую кроется в работе с электронными подписями и интеграции со сторонними операторами ЭДО. Разберем основные подходы и нюансы.
Это наиболее распространенный и гибкий способ автоматизации. Мы будем использовать встроенные механизмы 1С в связке с возможностями внешних систем ЭДО.
Основа автоматизации: Регламентные задания
Основным инструментом для автоматической отправки и получения электронных документов по расписанию являются регламентные задания в 1С. Они позволяют системе выполнять заданные действия без участия пользователя. Настроить их можно в разделе "Администрирование – Обслуживание" (для локальных и серверных баз).
Например, в случае с Контур.Диадок, настройка регламентного задания часто осуществляется через их собственную обработку, где мы задаем расписание и периодичность выполнения. Важно помнить, что в файловом варианте 1С регламентные задания требуют наличия выделенного клиентского сеанса для работы по расписанию.
Электронная подпись (ЭП/ЭЦП) и сертификаты: Главная "засада"
Ключевой аспект, требующий особого внимания, — это работа с сертификатами электронной подписи. Юридическую значимость электронному документу придает именно ЭП.
Размещение на сервере: Для автоматического подписания документов на сервере нам необходимо установить криптопровайдер (например, КриптоПро CSP) и сертификаты ЭП на сервере для каждого профиля ЭДО. Наши админы обычно занимаются экспортом подписей на сервер, и это решаемая задача.
Сохранение пароля: Чтобы избежать ручного ввода пароля при автоматическом обмене, его можно сохранить в информационной базе 1С. Однако, это требует обеспечения соответствующего уровня безопасности сервера.
Управление сертификатами: При истечении срока действия сертификата нет необходимости создавать новую учетную запись ЭДО; достаточно заменить сертификат на актуальный в существующей учетной записи, выбрав его из хранилища сертификатов операционной системы.
Копирование контейнера закрытого ключа: Контейнер закрытого ключа можно скопировать с помощью КриптоПро CSP. При утере или уничтожении контейнера его восстановление невозможно, поэтому рекомендуем создавать резервные копии.
Интеграция с операторами ЭДО (например, Контур.Диадок)
Рассмотрим варианты интеграции с внешними операторами:
Встроенные решения и API: 1С-ЭДО — это сервис, встроенный в типовые конфигурации 1С. Однако, операторы ЭДО, такие как Контур.Диадок, предлагают свои модули для 1С или API для интеграции. Это обеспечивает гибкость в настройке и автоматизации.
Использование внешних обработок и расширений: Вместо изменения типовой конфигурации 1С, что может усложнить обновления, мы можем использовать внешние обработки, модули интеграции или расширения. Это позволяет добавить функциональность ЭДО без глубоких изменений конфигурации.
Например, в конфигурацию могут быть добавлены:
МодульИнтеграции (особенно полезно для нетиповых конфигураций).ПодключаемыйМодуль (для реализации специфических требований контрагентов).ОбщийМодуль.КонтурДиадок с директивой &НаСервере (для автоматической рассылки, особенно в толстом клиенте).Такой подход упрощает обновления и позволяет адаптировать решение под специфические требования.
Работа через API: Некоторые специалисты предпочитают брать "ключ разработчика" и самостоятельно дергать API оператора ЭДО, минуя их "тормозные обертки". Это требует большего объема разработки с нуля, но может дать большую гибкость и производительность. Однако, допилить существующую обработку оператора зачастую в разы быстрее, чем писать все с нуля.
Автоматизация входящих документов и "Честный Знак"
1С-ЭДО поддерживает автоматическую обработку входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента уже сопоставлена, система автоматически создает учетные документы. Для работы с маркированными товарами ("Честный Знак") ЭДО обязателен, и интеграция 1С с "Честным Знаком" позволяет автоматизировать передачу данных о движении товаров через ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Пример из практики: Коллеги успешно реализовали автоматическое подписание и отправку документов через Контур.Диадок ЭДО, включая интеркомпани-сценарии для нескольких компаний. До 2-3 тысяч документов в сутки подписываются, отправляются и обрабатываются регламентными заданиями на сервере, где прописаны ключи от всех фирм. Это было реализовано за 2-3 дня с последующей отладкой на живой базе.
Проанализируем ситуацию с юридической точки зрения. Полностью автоматическое подписание документов без участия человека может вызывать вопросы у юристов. Чтобы обеспечить юридическую чистоту, предлагаем рассмотреть следующий алгоритм:
Массовое подписание с подтверждением пользователя: Вместо полной автоматики, можно создать механизм, где операционистка одной кнопкой формирует список ТОЛЬКО СВОИХ реализаций, просматривает его, удаляет/добавляет необходимые документы и затем жмет одну кнопку "Подписать все и отправить". В этом случае ваш алгоритм по её ЭЦП подписывает и отправляет весь пакет документов.
Внутренние регламенты: Для обеспечения юридической чистоты массового автоматического подписания документов рекомендуем разработать и утвердить внутренний регламент использования электронной подписи. В нем казённым языком следует прописать, что, нажимая общую кнопку, пользователь принимает на себя всю ответственность, соглашается с содержимым документов и утверждает их своей ЭП.
Контроль и исключения: Для документов с суммами, выходящими за определенные лимиты, или с необычными условиями, можно предусмотреть дополнительное утверждение или ручную отправку. Это позволит избежать ошибок при массовой обработке.
Это отличается от "поточной простановки печатей и подписей" оператором тем, что пользователь осознанно и единожды подтверждает подписание целого пакета, а не каждого документа по отдельности. Законодательство (ФЗ-63 "Об электронной подписи") предусматривает различные виды электронной подписи, и для юридически значимого документооборота обычно требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
В некоторых случаях, особенно на стыках между различными системами, где нет прямой API-интеграции, может быть применен подход с использованием RPA.
Применение RPA: Роботизированная автоматизация процессов (RPA) может использоваться для автоматизации рутинных и монотонных задач, таких как обработка, регистрация, складирование и архивирование документации в ЭДО. Роботы могут распознавать элементы на экране, текст и изображения (OCR), работать с электронной почтой и выполнять действия, которые обычно требуют участия человека.
Этот вариант может быть полезен, когда нужно "научить" робота выполнять последовательность действий, которые обычно делает пользователь, например, открывать документы, нажимать кнопки "Подписать" и "Отправить" в интерфейсе программы.
Техническая реализация: Реализовать автоматическую отправку по ЭДО можно, и это не очень напряжно. Основная работа будет заключаться в настройке интеграции и обработке сертификатов.
Обновления: Использование расширений и внешних обработок вместо встраивания объектов в конфигурацию позволяет минимизировать проблемы при обновлениях типовой конфигурации 1С.
Входящие документы: Если вы встраиваете объекты оператора ЭДО в конфигурацию (или используете их расширения), это может упростить чтение ленты и обработку входящих документов, так как все данные будут храниться в вашей информационной базе. Без этого придется постоянно дергать API для получения информации.
Тестирование: Всегда тестируйте разработанные механизмы на тестовой базе, а затем тщательно отлаживайте на живой базе, начиная с небольших объемов документов.
В целом, автоматизация ЭДО в 1С — это мощный инструмент для повышения эффективности, сокращения затрат и минимизации ошибок. Главное — внимательно подойти к настройке, особенно в части работы с электронными подписями и выбору оптимального способа интеграции.
← К списку