В современном электронном документообороте машиночитаемые доверенности (МЧД) стали неотъемлемой частью взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Мы с вами часто сталкиваемся с вопросами, связанными с их оформлением, подписанием и использованием, особенно когда речь заходит о специфических системах, таких как "Честный ЗНАК". Давайте вместе разберем эту непростую, но очень важную тему, чтобы вы могли уверенно работать с МЧД в 1С:Бухгалтерии 3.0 и принимать правильные решения.
Прежде чем углубляться в детали оформления, рассмотрим ключевые принципы работы МЧД. Это поможет нам лучше понять логику процесса и избежать распространенных ошибок.
Важно понимать: машиночитаемую доверенность всегда подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Они используют свою квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая с 1 сентября 2023 года выдается Федеральной налоговой службой (ФНС) или ее доверенными лицами, Банком России или Казначейством. Сотрудники же, на которых выдается МЧД, используют для подписания документов свою личную КЭП физического лица. МЧД является подтверждением их полномочий действовать от имени компании.
Все МЧД, независимо от того, где они были созданы, хранятся в едином распределенном реестре ФНС России. Этот реестр функционирует на базе блокчейн-технологий, что обеспечивает централизованное хранение, доступность и неизменность информации о доверенностях. После создания и подписания, МЧД загружается в этот реестр. Для ее дальнейшего использования достаточно знать уникальный идентификатор (UID) или номер документа. Любой сервис, подключенный к реестру, может по этому номеру проверить статус МЧД, срок ее действия и полномочия представителя. ФНС также предоставляет портал m4d.nalog.gov.ru, где можно создавать, проверять и загружать МЧД.
Существует несколько основных способов создания МЧД, и каждый из них имеет свои особенности. Рассмотрим их подробнее, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий для вашей ситуации.
Это бесплатный и универсальный способ. На портале ФНС вы можете создать МЧД универсального формата 003, который подходит для взаимодействия как с госорганами, так и с контрагентами. Однако есть свои нюансы: все данные приходится вводить вручную, а для подписания и загрузки в реестр ФНС может потребоваться использование сторонних сервисов или специального ПО. Этот метод дает максимальный контроль, но требует внимательности и определенных знаний.
Многие операторы электронного документооборота (ЭДО), разработчики бухгалтерских программ (например, 1С) и другие информационные системы предоставляют свои сервисы для создания МЧД. Эти сервисы часто значительно упрощают процесс: они могут автоматически заполнять данные из сертификата КЭП руководителя, предлагать шаблоны полномочий и самостоятельно отправлять МЧД на регистрацию в реестр ФНС после подписания. Это очень удобный и интегрированный способ, особенно если вы уже работаете в этих системах.
Если ваша основная задача — работа с маркированными товарами, то оформление МЧД непосредственно в личном кабинете "Честного ЗНАКа" может быть наиболее оптимальным решением. Система "Честный ЗНАК" позволяет оформить МЧД как собственного формата, так и единого формата 003. Ключевое преимущество этого способа заключается в том, что при создании МЧД в "Честном ЗНАКе" по умолчанию подставляются полномочия, необходимые именно для работы с этой системой. Это существенно снижает риск ошибок при выборе полномочий. После составления документ удостоверяется КЭП руководителя (как мы помним, это обязательное условие), отправляется в ФНС для внесения в реестр, а затем загружается в личный кабинет "Честного ЗНАКа" для дальнейшего использования.
Важный момент: независимо от выбранного способа создания, МЧД всегда должна быть подписана КЭП руководителя. Это требование закона.
Выбор правильных полномочий — это один из самых ответственных этапов при создании МЧД. Ошибки здесь могут привести к невозможности подписания документов или, наоборот, к предоставлению излишних прав.
Существует федеральный классификатор полномочий МЧД, который ведет Минцифры и содержит более 1700 пунктов. Полномочия можно выбрать из этого классификатора, из справочников ФНС или СФР, или описать в свободной форме (для универсального формата 003). Также доступны составные полномочия, которые позволяют более точно определить круг действий представителя, указывая ограничения по типу документа, сумме, филиалу и другим параметрам.
На сайте ФНС доступен полный перечень всех возможных полномочий. Это дает гибкость, но и создает высокий шанс некорректного выбора, особенно если вы не уверены, какие именно пункты нужны для конкретной задачи. Неправильно выбранные полномочия могут заблокировать работу или, что еще хуже, дать сотруднику избыточные права.
Основываясь на опыте коллег и дополнительной информации, если МЧД нужна исключительно для работы с Универсальными передаточными документами (УПД) в системе "Честный ЗНАК", то реально проще и безопаснее оформить ее прямо в личном кабинете "Честного ЗНАКа". Как мы уже выяснили, в этом случае по умолчанию подставятся именно те полномочия, которые необходимы для взаимодействия с системой, что минимизирует риск ошибок и значительно упрощает процесс.
После того как МЧД создана и зарегистрирована в реестре ФНС, ее необходимо загрузить в вашу учетную систему 1С:Бухгалтерия 3.0 для дальнейшего использования.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 вы можете найти функционал для работы с МЧД в разделе, связанном с электронным документооборотом или настройками электронной подписи. Обычно это пункт меню "Администрирование" -> "Обмен электронными документами" -> "Настройки ЭДО" -> "Машиночитаемые доверенности" или аналогичный.
Разберем по шагам, как загрузить МЧД:
Если вы создали МЧД на портале ФНС или в другом сервисе, который позволяет выгрузить ее в файл (обычно в формате XML), вы можете загрузить этот файл в 1С. В соответствующем разделе МЧД в 1С вы найдете кнопку "Загрузить из файла". Система запросит путь к файлу, и после его выбора данные доверенности будут импортированы.
Это более удобный способ, так как он позволяет получить данные МЧД напрямую из централизованного реестра. В 1С предусмотрена функция "Загрузить из реестра ФНС" (или аналогичная). Вам потребуется ввести уникальный идентификатор (UID) или номер МЧД. Система автоматически обратится к реестру ФНС, проверит статус доверенности и загрузит всю необходимую информацию в вашу базу 1С.
После успешной загрузки МЧД в 1С, она будет доступна для использования при подписании электронных документов сотрудником, на которого она выдана. При формировании электронного документа и выборе сертификата подписи сотрудника, система 1С автоматически будет учитывать наличие и актуальность привязанной МЧД.
Надеемся, что этот подробный разбор поможет вам эффективно работать с машиночитаемыми доверенностями в 1С:Бухгалтерии 3.0 и уверенно решать задачи электронного документооборота, в том числе и с системой "Честный ЗНАК".
← К списку