← К списку
Приветствуем вас, коллеги! Сегодня мы рассмотрим одну из самых нетривиальных и ресурсоемких задач в сфере 1С:ЗУП – слияние баз данных в связи с реорганизацией предприятия. Эта операция, как правило, не имеет типового, "коробочного" решения и требует глубокого понимания как законодательства, так и внутренней структуры программы. Мы вместе разберем различные подходы, проанализируем их преимущества и недостатки, а также выявим подводные камни, с которыми вы можете столкнуться. Наша цель – дать вам максимально полную и структурированную информацию для принятия обоснованного решения и успешной реализации задачи.
Мы выясним причину отсутствия типового функционала, рассмотрим подробнее юридические аспекты, а затем перейдем к детальному разбору технических решений.
Почему нет типового решения для слияния баз в 1С:ЗУП?
В отличие от других конфигураций 1С, где существуют механизмы объединения баз или переноса документов, в 1С:ЗУП нет встроенных стандартных инструментов для автоматического проведения реорганизации компаний путем слияния или присоединения. Это означает, что для выполнения этой задачи всегда требуются индивидуальные решения, доработки или обходные пути. Причина кроется в сложности учета кадровой истории, расчетов среднего заработка, налогов и взносов, которые должны корректно переноситься между организациями, сохраняя при этом юридическую непрерывность трудовых отношений.
Юридические аспекты реорганизации и их противоречия с технической реализацией
Прежде чем погружаться в технические детали, давайте проанализируем ситуацию с юридической точки зрения, ведь именно она часто вступает в конфликт с возможностями программы:
- Статья 75 ТК РФ: Трудовой кодекс РФ (Статья 75) прямо указывает, что реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может быть основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Это означает, что сотрудники должны быть переведены без увольнения, и их трудовые отношения с правопреемником считаются непрерывными.
- Техническая реальность 1С:ЗУП: Несмотря на требования законодательства, с технической точки зрения в 1С:ЗУП метод "увольнение-прием" часто оказывается самым простым и понятным в реализации. Однако такой подход создает несоответствие с юридической реальностью реорганизации, что может вызвать вопросы у контролирующих органов.
Это ключевой момент, который определяет выбор стратегии: либо мы пытаемся максимально следовать букве закона, что технически сложнее, либо идем по пути упрощения, принимая на себя юридические риски.
Подход 1: Полный перенос данных и кадровой истории
Этот подход является наиболее полным и юридически корректным, так как он стремится сохранить всю кадровую историю сотрудников. Он особенно актуален, когда финансовые и кадровые службы требуют максимальной детализации и непрерывности данных.
Когда применять
Мы рекомендуем применять этот подход, когда требуется сохранить всю кадровую историю для финансовых, кадровых и бухгалтерских нужд, включая данные для расчета среднего заработка, отпусков, стажей и т.д., чтобы избежать возможных проблем с отчетностью и расчетами в будущем.
Инструменты
Для реализации этого подхода нам потребуются специализированные инструменты: Конвертация Данных 2.0 (КД2) или универсальный обмен данными в формате XML. Эти инструменты позволяют создавать правила переноса данных между базами.
Разберем по шагам: Подготовка к переносу
- Приведение баз к одному релизу: Прежде всего, убедитесь, что обе базы (источник и приемник) находятся на одном актуальном релизе конфигурации 1С:ЗУП. Это минимизирует проблемы с различиями в структуре данных.
- Гармонизация настроек учета: Проведите тщательный аудит и унификацию основных настроек кадрового учета в обеих базах. Особое внимание уделите:
- Ведению штатного расписания и его истории.
- Настройкам видов отсутствий.
- Контролю уникальности табельных номеров.
- Настройкам видов начислений и удержаний.
- Предварительный анализ и сопоставление объектов: Это один из самых трудоемких этапов. Нам предстоит заранее проанализировать и сопоставить объекты, которые могут дублироваться или иметь разные названия, но одинаковую суть:
- Виды расчетов (начисления, удержания).
- Должности.
- Подразделения.
- Производственные календари.
- Показатели начислений.
Вы можете использовать дополнительные реквизиты для хранения связей или временные обработки для сопоставления. Цель — избежать дублирования и обеспечить корректное отображение данных в объединенной базе.
- Использование префиксов: Для обеспечения уникальности кодов и номеров элементов справочников (например, организаций, сотрудников, подразделений) рекомендуется использовать префиксы. Это поможет избежать конфликтов при загрузке.
Процесс переноса данных
Теперь рассмотрим, какие данные и как мы будем переносить:
- Перенос сотрудников и физических лиц: Обязательно перенесите всех сотрудников и связанные с ними физические лица.
- Кадровые документы: Переносим все кадровые документы с движениями:
- Приемы на работу.
- Кадровые переводы.
- Увольнения (для сотрудников, которые уже уволены, но их история важна).
- Документы по отпускам (особенно те, которые продолжаются после даты слияния).
Важно: Перенос документов с движениями позволяет корректно заполнить интервальные регистры, которых в ЗУП очень много (до 14 и более).
- Регистры среднего заработка: Это критически важный момент. Мы должны перенести данные из регистров накопления, используемых для расчета среднего заработка. К ним относятся:
Данные о времени для расчета среднего (общий).Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).Данные страхователей для расчета среднего заработка ФСС.
Это обеспечит корректный расчет отпусков, больничных и командировочных в новой организации.
- Остатки отпусков: Перенесите все остатки отпусков сотрудников, чтобы сохранить их право на неиспользованный отпуск.
- Взаиморасчеты с сотрудниками: Не забудьте перенести данные по бухгалтерским и зарплатным взаиморасчетам:
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.Взаиморасчеты с сотрудниками.Зарплата к выплате.
- Данные о состояниях сотрудников: Перенесите данные из регистра сведений
Данные состояний сотрудников, особенно для тех, кто находится в особых состояниях (декрет, больничный, отпуск по уходу за ребенком и т.д.).
- Служебные регистры: Особое внимание уделите служебным регистрам по электронным трудовым книжкам (СЗВ-ТД, ЕФС-1). Их перенос с движениями крайне важен, чтобы избежать проблем с отменой и повторной отправкой мероприятий в будущем.
Сложности и подводные камни
- Объем данных: Для больших баз полный перенос может занимать значительное время (до нескольких часов или даже суток). Возможно, потребуется выгрузка данных частями: сначала нормативно-справочная информация, затем документы с движениями.
- Бизнес-логика при загрузке: При загрузке данных в новую базу могут выполняться расчеты и записи в регистры, что может привести к нежелательным пересчетам или некорректным данным. Стандартных признаков загрузки данных может быть недостаточно для их отключения, и может потребоваться доработка кода для временного отключения бизнес-логики в обработчиках объектов.
- Дублирование предопределенных элементов: Особое внимание уделите предопределенным элементам справочников. Их дублирование может сделать базу неработоспособной.
- Разработка правил обмена: Создание корректных правил обмена в
КД2 – это трудоемкая задача, требующая глубоких знаний структуры ЗУП. Эти правила быстро устаревают при обновлении релизов.
После переноса
После успешного переноса данных, нам потребуется выполнить ряд завершающих действий:
- Обработка дублей: Проведите проверку на наличие дублей в справочниках и при необходимости объедините их.
- Замена головной организации: Если сливаемая организация становится филиалом основной, потребуется обработка регистров для замены "головной" организации в движениях по всем сотрудникам и документам. Это может быть длительный процесс.
- Настройка мест выплаты зарплаты: Убедитесь, что для всех перенесенных сотрудников корректно настроены места для получения зарплаты и лицевые счета.
- Отчетность: Для формы
ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) необходимо подать сведения о новом страхователе с типом мероприятия "Переименование" для всех перенесенных сотрудников.
Плюсы: Полная и достоверная кадровая история, юридическая корректность, сохранение всех данных для расчетов и отчетности.
Минусы: Высокая трудоемкость и длительность, сложность разработки и поддержки правил обмена, риск ошибок при ручной доработке.
Подход 2: Перенос остатков и использование "Начальной штатной расстановки"
Этот подход является более упрощенным и ориентирован на создание "среза" актуальных данных без переноса всей документальной истории. Его часто выбирают, когда сроки ограничены, а детализированная кадровая история в новой базе не является критичной.
Когда применять
Мы рекомендуем использовать этот подход, если полная кадровая история в виде документов не является обязательным требованием (например, исходная база будет храниться в архиве для просмотра истории), и требуется быстро ввести актуальные данные о сотрудниках.
Инструменты
Основными инструментами будут документ Начальная штатная расстановка и документы Перенос данных.
Разберем по шагам: Процесс переноса
- Ввод актуальных данных:
- Переносим сотрудников и физических лиц.
- Используем документ
Начальная штатная расстановка для фиксации текущего состояния по каждому сотруднику на дату начала работы в новой организации: дата приема, должность, график работы, размер заработной платы, количество дней отпуска. Этот документ создает срез данных, но не переносит сами кадровые документы.
- Документы
Перенос данных используем для ввода остатков по регистрам накопления, критично важным для дальнейших расчетов:
- Данные для расчета среднего заработка (общий, ФСС).
- Взаиморасчеты с сотрудниками, зарплата к выплате.
- Данные по НДФЛ и страховым взносам.
- Дополнительно заполняем регистры сведений, которые используются для формирования отчетов (например,
Т-2), но не требуют наличия кадровых документов: Реестр отпусков, Кадровая история, Данные состояний сотрудников (для тех, кто не "работает" на дату ввода).
- Подмена структурных единиц: В процессе переноса необходимо попутно подменять подразделения, должности, виды начислений и т.п., чтобы они соответствовали структуре основной организации и не дублировались.
- Отсутствие истории: Важно понимать, что этот подход не переносит саму кадровую историю в виде документов. Он лишь создает ее "срез" на определенную дату. Вся детальная история останется в исходной базе.
Сложности и подводные камни
- Потеря детальной кадровой истории: Главный минус – отсутствие возможности просмотреть конкретные кадровые приказы в новой базе. Хотя отчеты типа
Т-2 могут формироваться на основе регистров, детальные данные о приказах будут утеряны.
- Проблемы с расчетами: Если в будущих расчетах (например, для сложных видов отпусков или компенсаций) потребуются исторические данные, не перенесенные срезом, это может вызвать ошибки.
- Настройки учета: Могут возникнуть конфликты, если настройки учета (например, ведение штатного расписания) значительно различаются в базах-источниках.
Плюсы: Менее трудозатратно по сравнению с полным переносом, быстрее в реализации, позволяет использовать типовые механизмы ввода начальных остатков.
Минусы: Потеря детальной кадровой истории, потенциальные проблемы с расчетами, требующими полной истории, необходимость хранить старую базу для просмотра документов.
Подход 3: Увольнение-Прием (технический, с юридическими оговорками)
Этот подход является наиболее простым с технической точки зрения, но он прямо противоречит статье 75 ТК РФ о непрерывности трудовых отношений при реорганизации. Мы рассмотрим его, чтобы вы понимали все последствия.
Когда применять
Мы крайне не рекомендуем применять этот подход при реорганизации в форме слияния или присоединения из-за его юридической некорректности. Однако он может быть выбран руководством, если приоритетом является максимальная техническая простота и скорость, а юридические риски готовы быть приняты.
Разберем по шагам: Процесс
- Увольнение в старой организации: Все сотрудники, переходящие в новую организацию, увольняются из старой. Это может быть оформлено по соглашению сторон, в связи с ликвидацией (если это юридически допустимо для данной формы реорганизации) или по другим основаниям, которые могут быть применены.
- Прием на работу в новой организации: Эти же сотрудники принимаются на работу в новую организацию с даты, следующей за датой увольнения из старой.
- Перенос данных для расчетов: Несмотря на "новое" начало, обязательно перенести данные для расчета среднего заработка, остатков отпусков и взаиморасчетов, так как они влияют на будущие выплаты.
- Отчетность: Старая организация подает отчетность по увольнениям (например,
ЕФС-1 с мероприятием "Увольнение"). Новая организация подает отчетность по приемам (ЕФС-1 с мероприятием "Прием на работу").
Сложности и подводные камни
- Юридическое несоответствие: Это главное и самое серьезное противоречие. Статья 75 ТК РФ прямо запрещает увольнение при реорганизации. Такой подход может вызвать серьезные вопросы у трудовой инспекции и других контролирующих органов.
- Потеря непрерывности: В ЗУП теряется "непрерывность" трудового договора, что может усложнить анализ истории и формирование некоторых отчетов.
- НДФЛ и взносы: Новая организация начинает исчисление НДФЛ и страховых взносов с нуля, что соответствует логике "нового" сотрудника, но может потребовать дополнительных усилий для учета переходящих вычетов.
Плюсы: Максимальная простота реализации в 1С ЗУП, использование типового функционала для увольнения и приема.
Минусы: Юридическое несоответствие статье 75 ТК РФ, потенциальные проблемы с контролирующими органами, потеря "непрерывности" трудового договора в ЗУП.
Подход 4: Использование документа "Перевод к другому работодателю" (для фиктивного ввода)
Этот подход является комбинацией, где документ Перевод к другому работодателю используется не по прямому назначению, а как вспомогательный механизм для упрощения ввода данных, особенно в части создания "заготовок" для новых сотрудников.
Когда применять
Мы можем рассмотреть этот подход как один из вариантов для фиктивного ввода остатков и переноса данных со старых сотрудников на новые, при этом минимизируя ручной ввод и используя типовой алгоритм для заполнения регистров.
Инструменты
Основной инструмент – документ Перевод к другому работодателю.
Разберем по шагам: Процесс
- Фиктивный ввод: Используем документ
Перевод к другому работодателю для создания "фиктивных" документов "Увольнение" (в старой организации) и "Прием на работу" (в новой).
- Отключение движений: Важно на вкладке "3. Оформление перевода" отключить галки, связанные с фактическими выплатами зарплаты, отпусками, удержаниями и отображением трудовой деятельности. Это позволит избежать реальных движений по этим областям и не затронет фактическую отчетность.
- Ввод остатков: Данный документ может помочь в дальнейшем написании обработок для переноса данных по необходимым регистрам, так как он содержит информацию о старом и новом сотруднике. На вкладке "3. Оформление перевода" также можно настроить создание других документов для ввода остатков.
- Дополнительный перенос: После использования этого документа, мы все равно должны дополнительно перенести через документ
Перенос данных:
- Регистры накопления для расчета среднего заработка.
- Бухгалтерские и зарплатные взаиморасчеты.
- Регистр сведений
Данные состояний сотрудников.
- Данные о местах получения зарплаты, лицевых счетах.
- Отчетность:
ЕФС-1 и другие отчеты можно будет сформировать через документ Регистрация трудовой деятельности по необходимым мероприятиям за старую организацию, либо даже вручную в XML-файл в старой базе, а затем загрузить и отправить типовыми методами в новой базе.
Сложности и подводные камни
- Нецелевое использование: Документ не предназначен для полноценного оформления переводов сотрудников в связи с реорганизацией. Его использование в таком "фиктивном" ключе требует понимания его движений и возможных побочных эффектов.
- Необходимость доработок: Для полного переноса данных все равно потребуются дополнительные обработки и переносы регистров, так как сам документ не покрывает все потребности.
- Расчет среднего заработка: При использовании этого документа для расчета среднего заработка для отпуска в новой организации будут использоваться только сведения о начислениях в новой организации. Данные о начислениях в предыдущей организации не переносятся автоматически, что требует дополнительных действий.
Плюсы: Использует типовой алгоритм для создания "связок" между старыми и новыми данными, может упростить часть ручного ввода.
Минусы: Нецелевое использование документа, требует дополнительных доработок для полного переноса, не решает всех проблем с кадровой историей и расчетом среднего.
Ключевые данные для переноса и сохранения
Независимо от выбранного подхода, мы должны убедиться в сохранении следующих критически важных данных:
- Кадровая история: Финансовые и бухгалтерские службы обычно требуют сохранения полной кадровой истории.
- Данные для расчета среднего заработка: Обязательны для корректного расчета отпусков, больничных и командировочных.
- Остатки отпусков: Должны быть сохранены.
- Взаиморасчеты с сотрудниками.
- Данные о состояниях сотрудников (например, находящихся в декрете или на больничном).
Налоги и взносы
При реорганизации новая организация начинает исчисление НДФЛ и страховых взносов с нуля, начиная с даты реорганизации. Предыдущие периоды должны быть отчитаны старой организацией. В новую базу переносятся только право на вычеты и накопленные доходы для целей НДФЛ.
Подготовительные мероприятия и планирование
Успех слияния баз во многом зависит от тщательной подготовки:
- Планирование и тестирование: Мы должны заранее спланировать конкретную дату слияния. Обязательно предоставьте программистам копии баз для тестового слияния, чтобы выявить и устранить возможные "подводные камни" задолго до даты "Ч".
- Совместная работа: Это не задача одного программиста. Мы должны работать в команде:
- Программист: Разрабатывает правила переноса, обработки, выполняет техническую часть.
- Кадровики: Проверяют корректность кадровой истории, штатного расписания, отпусков.
- Расчетчики/Бухгалтеры: Проверяют корректность расчетов среднего заработка, взаиморасчетов, налогов.
- Консультант: Помогает программисту и кадровикам, обеспечивает методологическую поддержку.
- Руководители: Устанавливают сроки, контролируют процесс, помогают в сложных организационных ситуациях.
Заключение
Как мы видим, задача слияния баз 1С:ЗУП при реорганизации – это комплексный проект, который требует не только технических знаний, но и глубокого понимания бизнес-процессов, а также юридических аспектов. Нет универсального "идеального" решения, и выбор подхода всегда будет компромиссом между трудозатратами, сроками и юридической чистотой. Главное – это тщательное планирование, командная работа и обязательное тестирование на копиях баз. Только так мы сможем минимизировать риски и обеспечить успешный переход.
← К списку