← К списку

Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда один и тот же документ, например, договор аренды или общий приказ, относится сразу к нескольким проектам. В 1С:Документооборот 3.0 (далее 1С:ДО 3.0) штатный функционал позволяет привязать документ или задачу только к одному проекту. Это создает трудности, когда проектные команды должны видеть общий документ в карточке своего проекта, но не имеют доступа к другим проектам. Давайте вместе разберем, как решить эту проблему, используя различные подходы и возможности системы.

Прежде всего, выясним причину такого поведения системы и рассмотрим, какие механизмы 1С:ДО 3.0 мы можем использовать для достижения нашей цели.

1. Типовой функционал и его ограничения

В стандартной конфигурации 1С:ДО 3.0, как правило, документ или задача привязываются к одному единственному проекту. Этот подход обусловлен стремлением обеспечить четкое разделение информации и прав доступа: проектная команда одного проекта не должна видеть данные другого, если это не предусмотрено специально.

Когда мы открываем карточку проекта и переходим на вкладку "Документы", система отображает только те документы, в реквизите Проект которых указан текущий проект. Это значит, что если мы хотим, чтобы один и тот же документ был виден на вкладке "Документы" разных проектов, нам потребуется либо обходной путь, либо дополнительная настройка.

2. Обходные пути и альтернативные решения

Поскольку прямое указание нескольких проектов в реквизите Проект для одного документа невозможно, мы рассмотрим несколько способов, которые помогут нам обеспечить необходимую видимость и доступность документов для разных проектных команд.

1. Дублирование документов

   Самое простое, но не всегда оптимальное решение – это дублирование документа для каждого проекта. Мы создаем копию исходного документа и привязываем ее к другому проекту. Этот подход имеет свои плюсы и минусы:

   • Плюсы:
     • Максимально просто в реализации, не требует сложных настроек.
     • Каждый проект видит "свой" документ на вкладке "Документы".
   • Минусы:
     • Потенциальные расхождения: Если в оригинальный документ вносятся изменения, их придется вручную переносить во все копии, что чревато ошибками и потерей актуальности.
     • Увеличение объема данных: Система будет хранить несколько идентичных копий одного и того же документа.
     • Сложность контроля версий: Отслеживать версии одного и того же документа, разбросанные по разным проектам, становится крайне неудобно.

   Этот метод подходит для документов, которые после создания не подвергаются изменениям, или для случаев, когда количество проектов, которым нужен доступ к документу, минимально.

2. Использование Рабочих групп

   Механизм Рабочих групп в 1С:ДО 3.0 предназначен для управления правами доступа к объектам системы. Мы можем использовать его для того, чтобы обеспечить видимость общего документа для сотрудников разных проектных команд.

   Разберем по шагам, как это работает:

   1. Создание Рабочей группы: Мы создаем новую рабочую группу или используем существующую, которая будет включать в себя всех сотрудников, которым нужен доступ к общему документу. Эти сотрудники могут быть участниками разных проектных команд.
   2. Назначение Рабочей группы документу: При создании или редактировании общего документа, мы указываем эту рабочую группу в его настройках доступа.
   3. Принцип "по касанию": В 1С:ДО 3.0 действует принцип автоматического назначения прав "по касанию". Это означает, что права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками обработки документа (например, согласующие, подписанты). Если сотрудники из разных проектных команд участвуют в процессе обработки документа, они автоматически получат к нему доступ.

   Преимущества данного подхода:

   • Единый экземпляр документа: Документ остается единственным, что исключает расхождения и упрощает контроль версий.
   • Централизованное управление доступом: Изменение состава рабочей группы автоматически влияет на доступ к документу для всех ее участников.

   Ограничения:

   • Хотя сотрудники разных проектов смогут получить доступ к документу, он все равно будет привязан к одному проекту в его основном реквизите Проект. Это означает, что документ не появится автоматически на вкладке "Документы" в карточке другого проекта. Пользователям придется искать его через общий список документов, через механизм "Мои документы" или по связям.

3. Применение Комплектов документов

   Предложение использовать Комплекты документов (или Вид документа с типом "Комплект документов") является интересным обходным путем. Рассмотрим подробнее, как мы можем это реализовать:

   1. Создание Вида документа "Комплект документов": Мы настраиваем новый Вид документа, указывая его тип как "Комплект документов".
   2. Привязка Комплекта к проекту: Сам Комплект документов мы привязываем к одному из проектов. Например, к основному проекту, который является инициатором создания общего документа.
   3. Включение общих документов в Комплект: Внутрь этого Комплекта документов мы включаем все общие документы и файлы, которые должны быть видны нескольким проектным командам.
   4. Управление доступом к Комплекту: Доступ к самому Комплекту документов настраиваем через Рабочие группы, как мы рассмотрели выше. Это позволит сотрудникам из разных проектов видеть и работать с этим комплектом.

   Как это помогает:

   • Централизация: Все связанные документы собраны в одном месте – в карточке Комплекта.
   • Единая точка доступа: Пользователи, имеющие доступ к Комплекту, могут просматривать и редактировать все документы, входящие в его состав.

   Пример использования:

   Предположим, у нас есть проект "Строительство офиса" (основной) и проект "Техническое оснащение" (вспомогательный). Договор аренды помещения относится к обоим. Мы создаем Комплект документов "Договор аренды офиса", привязываем его к проекту "Строительство офиса". Внутрь Комплекта добавляем сам файл договора и, возможно, дополнительные соглашения. Затем настраиваем Рабочую группу для этого Комплекта, включая туда участников из обоих проектов. Таким образом, участники проекта "Техническое оснащение" смогут найти этот Комплект и получить доступ ко всем его документам.

   Ограничения: Документы, входящие в Комплект, по-прежнему не будут отображаться на вкладке "Документы" в карточке другого проекта (к которому Комплект не привязан напрямую), но их можно будет найти через карточку Комплекта.

4. Настройка Связей между объектами

   Механизм Связей между объектами в 1С:ДО 3.0 позволяет устанавливать логические связи между различными элементами системы: документами, мероприятиями, проектами и т.д. Мы можем использовать этот механизм для обозначения принадлежности документа к нескольким проектам.

   Посмотрим на пример:

   1. Установка связи: Для общего документа, привязанного к одному проекту, мы можем установить связь типа "Относится к" или "Имеет отношение к" с другими проектами.
   2. Типы связей: Система позволяет настраивать различные типы связей (односторонние, двусторонние, единичные, множественные), что дает гибкость в описании взаимосвязей.
   3. Видимость связей: Связи отображаются в карточке объекта на соответствующей вкладке (например, вкладка "Связи" в карточке документа).

   Преимущества:

   • Явное указание принадлежности: Мы четко видим, к каким еще проектам относится документ, даже если он не привязан к ним напрямую.
   • Навигация: Через вкладку "Связи" можно быстро перейти к связанным проектам или другим объектам.
   • Расширение доступа: В некоторых случаях, установка связи может влиять на расширение прав доступа к связанным объектам, особенно если это настроено в системе.

   Ограничения: Как и в случае с рабочими группами, установка связи не приводит к автоматическому отображению документа на вкладке "Документы" в карточке связанного проекта. Это лишь указывает на взаимосвязь, но не меняет основной реквизит Проект документа.

5. Дополнительные реквизиты и тематики

   Хотя Дополнительные реквизиты и Тематики не решают проблему прямой привязки к нескольким проектам, они могут быть полезны для более тонкой классификации и отбора документов.

   Мы можем добавить дополнительный реквизит типа "Список значений" или "Множественный выбор" в документы, где будем указывать все проекты, к которым документ имеет отношение. Затем по этому реквизиту можно будет строить отчеты или использовать его в поиске. Однако, это не повлияет на отображение документов на вкладке "Документы" в карточке проекта.

3. Интеграция решений и возможные доработки

Для достижения максимального эффекта мы можем комбинировать несколько из предложенных подходов. Например, использовать Комплекты документов для объединения общих документов, настраивать Рабочие группы для управления доступом к этим Комплектам и дополнительно устанавливать Связи между объектами для наглядности.

Если же стоит жесткое требование, чтобы документ отображался на вкладке "Документы" в карточках нескольких проектов, то без доработки конфигурации, скорее всего, не обойтись. Такая доработка может включать:

• Модификацию запроса: Изменение запроса, который формирует список документов на вкладке "Документы" карточки проекта, чтобы он учитывал не только прямой реквизит Проект, но и, например, установленные Связи между объектами или принадлежность к Комплектам документов, к которым есть доступ у текущего проекта.
• Добавление дополнительного реквизита с множественным выбором: Создание нового реквизита типа "Множественный выбор" для проектов и модификация логики отображения документов.

Такие доработки требуют квалификации разработчика 1С и должны выполняться с учетом архитектуры системы и возможности последующих обновлений.

Заключение

В 1С:ДО 3.0 прямой привязки одного документа к нескольким проектам в штатном реквизите Проект не предусмотрено. Однако, мы рассмотрели ряд эффективных обходных путей:

• Рабочие группы позволяют гибко управлять доступом к общим документам для разных проектных команд.
• Комплекты документов помогают объединить связанные документы в единый объект, к которому можно настроить доступ.
• Связи между объектами наглядно показывают принадлежность документа к нескольким проектам.

Выбор конкретного решения или их комбинации будет зависеть от ваших требований к уровню детализации, необходимости автоматического отображения документов на вкладке "Документы" в карточке проекта и готовности к возможным доработкам системы.

← К списку